El procedimiento es el siguiente: partiendo de unos datos privados del firmante, se lleva a cabo un cálculo para obtener un resultado único y no sustituible. En concreto, sería similar a utilizar una huella electrónica para sellar un documento.
Para firmar de forma digital, es necesario contar con un certificado, un lector y un software. Uno de los certificados más populares lo constituye ya el DNIe, en poder de más de 11,5 millones de españoles, aunque pocos lo utilizan en la actualidad.
El DNIe posee un certificado que identifica al firmante; tras introducirlo en el lector, el software en cuestión lo reconoce y securiza el documento certificado. El proceso es idéntico con cualquier otro certificado distinto al integrado en el DNIe.
La firma electrónica equivale en la práctica a la firma tradicional, con idéntica validez legal. Con ella, se refuerza la seguridad, y se identifica al autor del texto con el documento asegurando su integridad, es decir, que el contenido no ha sido modificado tras su firma.
Por ejemplo, en el caso de documentos internos que requieran de la aprobación de distintos departamentos, la firma digital permite automatizar tales procesos. Es el caso de firmas de planos en estudios de arquitectura o aprobaciones del departamento de compras, entre otros.
Algunos de los ámbitos de aplicación más comunes de la firma electrónica son la presentación de la declaración de la Renta; la firma y visado de proyectos en colegios profesionales; las tasaciones; el voto electrónico; y, por supuesto, la facturación electrónica.
A menudo firma y factura electrónica se confunden ya que desde el punto de vista tecnológico son iguales. La diferencia es sencilla y se distinguen en su uso. Mientras que la firma electrónica garantiza la integridad a cualquier documento, la e-factura no deja de ser una aplicación más de la firma digital y tiene igual valor al de una factura convencional.