En el sector público, el nuevo marco normativo (ley 11/2007) impulsa y exige el desarrollo del documento electrónico. De este modo nos encontramos ante una nueva situación caracterizada por la orientación a la mejora del servicio que se presta al ciudadano por encima del objetivo inicial de eliminar el papel o reducir los costes.
La administración electrónica pretende llegar a todos los niveles por lo que el propio Ministerio de Industria a través de la Subdirección General de Acceso a la información está impulsando proyectos en numerosas entidades locales, principalmente en las áreas de registro telemático, archivo documental y tramitación de expedientes. Los proyectos, que en muchos casos lideran las diputaciones o mancomunidades de ayuntamientos, ya están soportando procedimientos de este tipo en cerca de 5.500 ayuntamientos de toda España.
En esta reunión preparatoria del IV Foro de Tecnología Documental y Workflow organizada por Informática El Corte Inglés también se debatió acerca de la situación por la que atraviesa el sector privado en este sentido. Una de las conclusiones alcanzadas y que serán desarrolladas en las presentaciones del IV Foro de Tecnología Documental y Workflow que se celebrará en octubre en Madrid, se refiere a esta tecnología como una herramienta capaz de reducir significativamente los costes operativos de las organizaciones.
Por otra parte, una de las ideas también llevadas a debate en este encuentro preparatorio habla del impacto que la implantación de estos procesos documentales acarreará en las operativas de los usuarios. Para evitar los posibles inconvenientes derivados de este cambio en la operativa, se propone la externalización de las tareas más “ingratas” como alternativa. Entre esas tareas menos “deseadas” destacan el escaneo de los documentos y su introducción en los sistemas, por ejemplo. De este modo, el usuario percibirá los beneficios de estas tecnologías sin tener que asumir la realización de tareas rutinarias.
En este sentido, es importante señalar, algunas de las puntualizaciones que hicieron los expertos reunidos el pasado mes de junio acerca de los procesos de escaneo asegurando que cada vez más se están generalizando los proyectos de digitalización distribuida en los que el cliente o ciudadano se encarga de escanear el documento que presenta, entrando éste directamente al sistema en formato digital. Los expertos presentes en este desayuno también apuntaron la tendencia actual del “escaneo selectivo” orientado a recoger el conocimiento corporativo que almacenan los documentos frente al “escaneo masivo” de otros tiempos ya, podríamos decir, casi remotos.
Otro asunto que los especialistas han puesto de manifiesto es la ausencia de normas claras referentes a la custodia de documentos electrónicos. En general se consideran válidas las que se aplican a los documentos en papel, pero la experiencia demuestra que unos y otros no pueden regirse por la misma normativa ya que la protección de los documentos electrónicos conlleva el compartir de forma segura, la gestión de las autorizaciones de acceso y la necesidad de auditar dichas autorizaciones..
Los sistemas documentales no deben entenderse como aplicativos aislados del resto, sino integrados en las aplicaciones “típicas” de cada organización. Los expertos tampoco pasaron por alto algunos de los principales retos que la experiencia plantea a la gestión documental como es el hecho de que muchas empresas utilicen el propio correo electrónico como repositorio documental o que la gestión de expedientes trabaje con archivo de documentos electrónico pero también con documentos impresos en papel.
También los fabricantes dejaron oír su voz hablando de las tecnologías que “soportan” los sistemas documentales. En este sentido quisieron señalar que sus plataformas se adaptan cada vez más a los procesos de los usuarios y recordaron que en el pasado simplemente se instalaba el software correspondiente sin que hubiese relación con los procesos documentales.
Estas son algunas de las principales ideas que se han debatido en el encuentro preparatorio del IV Foro de Tecnología Documental y Workflow y que se analizarán en profundidad en Madrid el próximo 1 de octubre.
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