El Centro incorpora los últimos cambios legislativos de digitalización certificada, lo que permite abordar proyectos de digitalización masiva de documentos con todos los requisitos legales para dar validez legal a los documentos electrónicos.
En línea con las últimas tendencias y desarrollos legislativos para fomentar la evolución hacia la Oficina y la Administración sin Papeles, Informática El Corte Inglés, principal proveedor de servicios informáticos y de consultoría para el sector público y privado, ha inaugurado un Centro de Tratamiento Documental con sede en las instalaciones que la compañía posee en la localidad madrileña de Tres Cantos.
El nuevo centro se dedica a dar servicios de tratamiento documental integral, y muy especialmente, a proyectos de informatización y digitalización de grandes volúmenes de documentación en papel. El centro representa un paso importante para la compañía, que ahora puede prestar sus servicios de digitalización a sus clientes sin la necesidad de emplazar personal ni de desplegar la infraestructura necesaria en casa del cliente.
Una de las últimas tendencias en gestión documental, que Informática El Corte Inglés trata de impulsar a través de sus servicios de digitalización, es la conversión de documentos en papel en documentos electrónicos dotados de la misma validez que los originales.
Punto de interés especial, en este aspecto, representa la digitalización de facturas, un tema muy en boga tras la reciente orden ministerial sobre la conservación electrónica de facturas (Orden del Ministerio de Economía y Hacienda 962/2007 del 10 de abril), y que la compañía, una vez adaptado a la normativa su software de gestión documental, permitirá llevar a la práctica a través de la llamada Digitalización Certificada, que permitirá prescindir de las facturas originales en papel, una vez que las mismas se hayan digitalizado con sistemas previamente homologados.
El centro cuenta con una superficie total de 550 metros cuadrados donde se lleva a cabo todo el proceso. Éste comienza con la recepción y manejo de todo el papel que, debido a su gran volumen, en ocasiones hay que manipular mediante palets, para lo que el centro dispone de entradas independientes y muelles de carga. De allí la información en papel pasa al centro de tratamiento, equipado con escáneres de media y alta producción para su digitalización.
Los servicios del centro también cubren todo el tratamiento previo de la documentación (como clasificación eliminación de clips y grapas) y de la correspondiente indexación, para la fácil localización posterior del fichero. La información se extrae en forma de ficheros digitales en el formato que el cliente solicite (DVD, CD, etc.), listo para ser integrado en sus sistemas de gestión documental. El centro cumple con todos los requisitos legales, Ley de Protección de Datos, y de seguridad que debe tener un centro con estas características: vigilancia 24 horas, protección contra incendios y otros desastres.
A nivel de equipo humano, en la actualidad el centro cuenta con 55 puestos de trabajo para las diferentes tareas que allí se realizan, con una capacidad de producción total de 110 puestos de trabajo en dos turnos. El centro incorpora además la tecnología más avanzada en cuanto a software de reconocimiento automático, ya que Informática El Corte Inglés mantiene alianzas con los principales fabricantes del mercado en este tipo de tecnologías.
Además de aportar sus instalaciones y efectuar todo el proceso de tratamiento documental, Informática El Corte Inglés también se ocupa de la recogida y transporte de la documentación al centro, así como de la devolución posterior de la misma junto con el fichero digitalizado. Para la destrucción, Informática El Corte Inglés mantiene acuerdos con empresas homologadas de destrucción certificada de documentos.
Los servicios del centro, asimismo, complementarán los servicios de gestión documental prestados en casa del cliente, en los casos en los que el nivel de confidencialidad de la información impide que los mismos abandonen su emplazamiento. Actualmente, el centro ya está trabajando proyectos de media a larga duración (de uno a tres años), consistentes en la digitalización de expedientes y tratamiento de facturas.
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