El diseño del sistema ha corrido a cargo de Informática El Corte Inglés, que, como empresa adjudicataria para el desarrollo del proyecto SIGEM, recibió el encargo de elaborar la solución informática para la gestión de las administraciones locales. No en vano, la compañía fue en su momento adjudicataria del proyecto Pista Ventanilla Única II, y posee gran experiencia en soluciones de registro telemático, gestión de expedientes, gestión documental y archivo, que ha implantado en numerosos organismos públicos.
SIGEM es una herramienta concebida para la administración local, que sigue las directrices del Plan Avanz@ Local, y se lleva a cabo por iniciativa de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (SETSI) del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Cuenta con la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP), como entidades colaboradoras.
Su objetivo es poner en marcha una serie de funcionalidades clave, en el conjunto de administraciones locales, que garanticen el derecho a los ciudadanos y empresas a interactuar electrónicamente con ellas. Para que este derecho, reconocido en la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas, quede realmente garantizado, la solución implantada debe abordar aquellos extremos que otorgan a la tramitación telemática la misma validez y eficacia que a los actos realizados de manera presencial y en soporte papel. Se trata de los requisitos de: autenticación, es decir, acreditación de la identidad de las partes; confidencialidad de los intercambios de datos; integridad del contenido de los documentos; no repudio; y referencia temporal segura. Todos ellos requieren el uso de certificados digitales y técnicas de encriptación.
El proyecto SIGEM, además, tiene como segundo objetivo la creación de estructuras de cooperación entre las distintas administraciones, lo que permite el intercambio de información entre organismos, consiguiendo que el ciudadano no deba aportar datos e información que ya obran en poder de cualquier otra administración, sin menoscabo de la confidencialidad o de las obligaciones relativas a la protección de datos de carácter personal. Como consecuencia, uno de los compromisos de los ayuntamientos implicados en el proyecto es el mantenimiento de una oferta de servicios en línea que se corresponda con la demanda existente.
SIGEM es el conjunto de herramientas que permite la gestión del ciclo de vida de un documento en una entidad local. Se pueden contemplar los siguientes pasos:
1. Un documento se registra presencial.
2. Se inicia un expediente que se tramita en las Unidades de Gestión.
3. El expediente contempla los procesos de firma, pago y notificación.
4. Finalizada la gestión, el expediente se guarda en el archivo, según la normativa archivística.
Para realizar estas funcionalidades, en el ámbito del proyecto se plantearon las tareas de especificación y construcción de un sistema que integrase los módulos de registro, expedientes, tramitación electrónica y archivo, para permitir la consulta segura de la información particular de un interesado en un procedimiento administrativo concreto. Este sistema hace posible el derecho del ciudadano a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos: registro telemático, pago, notificación, certificación electrónica y consulta por Internet del expediente.
El módulo de registro abarca la aplicación del registro de documentos de entrada/salida, que, entre otras utilidades, permite anexar documentos en formato electrónico; el sellado electrónico de documentos; la búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros, la compulsa electrónica, etc. Por su parte, el módulo de tramitación electrónica incluye los servicios de: registro telemático, pago electrónico, certificación electrónica y notificación telemática.
En cuanto a la parte de gestión de expedientes, ésta simplifica y racionaliza los procesos administrativos que se tramitan en los entidades locales, e incorpora un catálogo de procedimientos, para el modelado de procedimientos y el diseño de fases y trámites; un motor de ”workflow” para la distribución, gestión y seguimiento del expediente; un entorno de tramitación, que es la “cara visible” de la gestión de expedientes para los usuarios; así como un entorno de publicación, que informa al ciudadano del estado actual de sus expedientes. En SIGEM, se incluyen tres procedimientos modelizados totalmente, que fueron seleccionados por el grupo de usuarios de ayuntamientos y diputaciones, de entre los más usuales en sus administraciones: procedimiento de licencia de obra menor, procedimiento de subvención y procedimiento de reclamaciones, quejas y sugerencias.
Por último, el módulo de archivo es la aplicación que realiza la catalogación electrónica de la documentación, de acuerdo a las normas de descripción y categorización archivísticas.
Con todo, SIGEM permite que el ciudadano pueda solicitar telemáticamente subvenciones, ayudas o licencias; realizar pagos; recibir noticias del estado de su petición; información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, la notificación del resultado de sus gestiones.
El desarrollo del proyecto, que ha contado con la colaboración del MAP, la FEMP y usuarios de distintos ayuntamientos (Utrera y Sanlúcar de Barrameda) y diputaciones (Badajoz, Alicante y Almería), y cuyo plazo de ejecución es de 14 meses, se ha realizado siguiendo la metodología Métrica v3, del Consejo Superior de Administración Electrónica. Actualmente, el proyecto se encuentra en fase de pruebas, instalado en los servidores de Informática El Corte Inglés y accesible desde el exterior a cuantos usuarios de ayuntamientos y diputaciones quieran probarlo.
SIGEM se ha construido basándose en una total homogeneidad tanto desde el punto de vista de su uso por administraciones y usuarios como de una estandarización de los criterios tecnológicos aplicados para su definición y construcción. A tal fin, se propuso un modelo de colaboración y arquitectura orientado a servicios web (SOA), y la incorporación de soluciones con la tecnología abierta dominante JAVA, contando con un alto grado de reutilización de código.
Sabiendo que en las administraciones locales, ya existe algún aplicativo de funcionalidad similar a alguno de los módulos de SIGEM, y para facilitar su integración, se ha implementado en SIGEM una capa de servicios que exportan la funcionalidad de sus módulos, es decir se contemplan dos modelos de interoperabilidad en SIGEM:
• API local: los servicios públicos de cada sistema son accedidos a través de su API propietario.
• Servicios web: los sistemas exponen su funcionalidad pública mediante servicios web estándar, descritos en sus correspondientes WSDL y accesibles mediante SOAP.