Esta quinta edición ha tenido como principal objetivo intercambiar opiniones y experiencias sobre temas de actualidad como el contrato digital, la factura electrónica, los sistemas de digitalización y autentificación digital o la proyección de servicios, cada vez más populares, como el outsourcing documental.
El evento, punto de encuentro de expertos, desarrolladores de esta tecnología, implantadores y clientes, ha reunido a más de 200 profesionales con el objetivo de analizar el estado del arte en lo que a gestión documental se refiere, tomar el pulso a las empresas sobre su nivel de aceptación y utilización de este tipo de soluciones y evaluar la tendencia y evolución de esta tecnología en España.
Este V Foro, organizado por Informática El Corte Inglés con la colaboración de Adobe, Database-Kodak, EMC, Fujitsu, IBM, Kofax, NetApp, Open Text y Readsoft, ha otorgado, una vez más, a los usuarios de la tecnología documental y workflow, un lugar preferente. Así, representantes de diferentes empresas del ámbito privado y responsables de la Administración Pública, han expuesto a modo de casos prácticos, el proceso de implantación, uso y beneficios obtenidos tras el desarrollo de proyectos innovadores basados en estas soluciones tecnológicas.
En el encuentro de ayer entre desarrolladores de tecnología documental, integradores y clientes, se apuntó la idea de que los proyectos ECM deben entenderse como iniciativas que den soporte al negocio, que cubran las expectativas de acceso a la información de las organizaciones, que favorezcan las redes de colaboración dentro de las mismas y que se apoyen en herramientas de software y hardware completamente accesibles. Los expertos hablaron también sobre la importancia de la estandarización, la modularidad y la disponibilidad, como condiciones estratégicas de la tecnología ECM.
Los desarrolladores más innovadores que operan actualmente en este mercado, pusieron de relieve los últimos avances tecnológicos en dos mesas redondas en las que el control efectivo de la información en las organizaciones y la evolución de la tecnología para el documento electrónico fueron los principales temas que se trataron.
Dentro del bloque dedicado a la Administración electrónica y al archivo electrónico, el representante de la Tesorería General de la Seguridad Social destacó la importancia de la Ley 11/2007 argumentando que por primera vez la Ley obligaba a la Administración a prestar sus servicios de modo que el ciudadano pueda elegir el modo en el que se quiere relacionar con la Administración. Del proyecto desarrollado con Informática El Corte Inglés destacó como pilares fundamentales la elaboración de un modelo de gestión documental y la puesta en marcha de diferentes políticas normativas e infraestructuras.
Por su parte, el Ayuntamiento de Béjar, en su intervención ha mostrado los detalles del proyecto “Béjar, Ciudad Digital”, un plan estratégico de modernización, implantación de la administración electrónica y reestructuración de procedimientos administrativos para facilitar la relación de los ciudadanos con el propio ayuntamiento.
Además de la Administración General del Estado, y la Administración Local, también estuvo representada la Administración Autonómica a través de la experiencia del Gobierno de Navarra. Su representante insistió en que para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos, es necesario contar con un modelo conceptual de Gestión Documental adecuado y con una plataforma tecnológica que lo respalde.
Este primer bloque concluyó con una primera mesa de debate en la que algunos de los principales desarrolladores de tecnología ECM debatieron sobre el control efectivo de la información dentro de las organizaciones. Algunas ideas interesantes que pudieron extraerse de este coloquio se refieren a la importancia de saber custodiar la información que se maneja dentro de las organizaciones, la tendencia hacia soluciones estándar y fácilmente integrables, la necesidad de poder interactuar y apostar por la unicidad de la información y, por supuesto, involucrar a los fabricantes para desarrollar soluciones SMART, basadas en la tecnología Cloud Computing.
Tanto en el entorno privado como en el área de la Administración Pública, son muchas las organizaciones que ya tienen implantados procesos de gestión documental. Durante la jornada de ayer se ha analizado la experiencia de alguna de ellas. Así, en el bloque dedicado a la gestión corporativa de contenidos, el Real Automóvil Club de España (RACE) ha compartido con los asistentes su experiencia en la externalización del tratamiento documental de sus formularios de sanciones, proyecto que ha confiado a Informática El Corte Inglés y que incluye desde la recogida de sanciones de tráfico, su tratamiento, digitalización y grabación de datos, hasta el control de calidad, el envío de datos e imágenes vía FTP y la devolución física de las sanciones en 24 horas.
En este mismo bloque, el representante de BBVA explicó a los presentes su apuesta por hacer de Internet, una palanca para transformar todos los ámbitos de gestión y operación de la entidad hace ya más de 10 años. Se inició así el Proyecto Transform@ que posteriormente derivaría en un plan de “globalización” dando pie a una ampliación, en octubre de 2008, para atender las necesidades derivadas de la digitalización y archivado masivo de la documentación del banco. En cuanto a los beneficios obtenidos del mismo, destacó la utilización de un repositorio único de información, la clasificación automática de la misma, el archivado de la información, transparente para el usuario, la optimización de los recursos de almacenamiento, la reducción del uso del papel y el incremento de la eficiencia en la operativa diaria de las oficinas, además de la orientación hacia el cumplimiento de las diversas regulaciones tanto internas como externas.
Por su parte, el representante de la Dirección General de Tráfico (DGT) desgranó los detalles del proyecto PERSEO, un sistema encargado de la digitalización, validación y emisión de las órdenes de fabricación del permiso de conducción en soporte plástico. Destacó como algunos de los retos para la puesta en marcha de este sistema, las cerca de 20.000 órdenes de tramitaciones diarias que reciben y la necesidad de recibir y digitalizar documentos llegados de más de 2.000 puntos diferentes A día de hoy, la DGT ha conseguido tramitar con este sistema más de 93 millones de permisos.
Finalmente, dentro de este segundo bloque, la ponente de MAPFRE, explicó el proceso de definición e implantación de un Área de Excelencia, que la aseguradora está llevando a cabo, en forma de Centro de Competencia para la Gestión Documental (CCGD). Este proyecto le ha permitido evolucionar hacia un entorno corporativo que unifica los criterios de actuación y facilita el acceso a la información de todos los usuarios y profesionales. A día de hoy, más de 50 aplicaciones utilizan el gestor documental de la aseguradora que contiene más de 100 millones de documentos almacenados con un incremento mensual de 3,5 millones.
Este segundo bloque se cerró con una mesa redonda en la que, bajo el título, tecnología para el documento electrónico, se apuntaron algunas ideas interesantes relacionadas con la digitalización centralizada y/o distribuida, el convencimiento de que el papel no desaparecerá completamente en el entorno empresarial, aunque sí se deberá trabajar para optimizar la forma en la que se trabaja con la información que se maneja en formato papel y la visión del usuario como la piedra angular sobre la que deben construirse todos los sistemas.
Telefónica, la Generalitat de Catalunya y El Corte Inglés son las tres organizaciones que han contado su experiencia en lo que a factura y contrato electrónico se refiere.
En este sentido, Telefónica ha explicado cómo para conseguir la supresión del papel en sus circuitos de tramitación de contratos, ha adoptado una solución innovadora basada en la definición de un modelo de contratos exclusivamente electrónicos. Así, la compañía dispone hoy por hoy de 7.000 puestos adheridos a contratación digital, una media de 50.000 contratos digitales diarios y más de tres años de explotación con un nivel de incidencias de 0,1%. Entre los principales logros obtenidos, destacó el ahorro de costes y la sostenibilidad medioambiental, el control y auditoría on-line del proceso de contratación y la obtención de un expediente digital con valor legal, entre otros.
Desde la Generalitat de Catalunya, por su parte, se apuntó al GEFACT, como el último paso de los sistemas de información corporativos del departamento de Economía i Finances de la Generalitat de Catalunya para su transformación administrativa. Así GECAT, Sistema económico-financiero, fue el primero en automatizar los procesos manuales, después llegaría el RELI, Registro Electrónico de Licitadores, más tarde el GEEC, Gestor Electrónico de Expedientes de Contratación, luego PESC, Plataforma Electrónica de Servicios de Contratación, casi al final PSIS como globalización de la firma electrónica, hasta llegar al último de los servicios implantados, el GEFCAT, Factura Electrónica que se constituye como otro elemento más dentro de la propuesta catalana de una administración electrónica eficiente.
Finalmente, el responsable de gestión de proveedores de El Corte Inglés explicó las líneas claves del sistema de gestión desarrollado en su compañía. Entre ellas, citó la reducción del papel, el acceso a la documentación en formato electrónico, la mejora del flujo de la documentación necesaria para la gestión diaria y la externalización de los servicios documentales. En su revisión del trabajo realizado, destacó por su particular interés, los desarrollos relativos a la gestión integral e integrada de la facturación de proveedores (Comunicaciones Electrónicas EDI), la gestión contable automática y los archivos electrónico y documental. En cuanto a los resultados del proyecto señaló la reasignación de plantillas, la eliminación de infraestructuras hardware y la liberación de espacio físico de archivos, como ahorros indirectos, y como ventajas no tangibles, se refirió a la mayor agilidad en el tratamiento de las facturas, el incremento de la seguridad en la custodia del dato y la mayor fiabilidad de la gestión contable.