El Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX) se ha convertido en la primera empresa española que utiliza la solución Vignette Records & Documents, producto que gestiona los documentos físicos y los registros (records) o documentos electrónicos de archivo de las organizaciones y empresas.
Con la utilización de la tecnología de Gestión Documental de Vignette, el ICEX podrá capturar y gestionar todo tipo de documentos: electrónicos, papel, fax, correos electrónicos e incluso transacciones web sin necesidad de software de terceros. El ICEX ya venía utilizando la tecnología de Gestión de Contenidos y de Portales de Vignette con anterioridad a esta última adquisición.
Responsables del ICEX han afirmado haber elegido la tecnología de Vignette, a pesar de no tener este fabricante ningún cliente en Gestión Documental en España, debido a la escasez de soluciones que permitiesen integrar la capa de información no estructurada.
La tecnología de Vignette Records and Documents permite al ICEX realizar tres tipos de actividades principales:
– Gestionar todo tipo de documentos.
– Publicar contenidos y documentos en los más de 125 Portales que el ICEX tendrá operativos a principios del próximo año.
-Realizar búsquedas multilingües globales sobre documentos y contenidos
Vignette Records & Documents está integrándose en el ICEX con diferentes aplicativos, como son el ERP SAP, las Bases de Datos Estadísticas y de Negocio y Empresa y un sistema independiente de CRM soportado por la herramienta Remedy. El objetivo de la implantación de esta solución de Vignette es que los usuarios del ICEX puedan acceder mediante un único interfaz a un repositorio único de información y documentos sin importar la procedencia de éstos ni que sean documentos estructurados o no estructurados.
Características técnicas de la Gestión Documental de Vignette:
1) Gestión de toda la Arquitectura de la Información mediante:
a. File Plan (la estructuración de la información)
b. La creación de Contenedores
c. El establecimiento de diversos tipos de Contenedores
2) Creación de Records diferentes, con diversos metadatos cada uno. Es decir se puede establecer
una política de retención para cada tipo de record. Por ejemplo: nóminas, vida laboral, contratos…
3) Creación de Colecciones, que vendría a ser una “entidad mayor” dentro de la clasificación de lainformación de la empresa. Por ejemplo, podría considerarse una Colección la perteneciente aldepartamento de Recursos Humanos.
4) Check- In, Check-Out. Como novedad a esta función típica de todo Gestor Documental hayque añadir que se puede realizar desde el propio Word o desde Outlook. Es decir que se puede introducir información y documentos en VRD directamente desde el mismo Word.
5) Sistema de búsqueda sobre todo el repositorio.
6) Planificación de cierre. Se puede definir, por ejemplo, que la carpeta en la que se van depositando las órdenes de compra de una empresa se subdivida en carpetas anuales o mensuales automáticamente para no cargar en exceso las carpetas de documentación.
7) Disposición y Conservación de documentos. Se pueden establecer políticas de conservación o destrucción de documentos de forma manual o automatizada.
8) Tareas corporativas. Versionado, copias, duplicado, mover…
9) Case Management. Es decir la automatización de procesos basados en papel.
Vignette Ibérica, filial para España y Portugal de Vignette Corporation, cuenta con oficinas en Madrid y emplea a 30 personas. En este tiempo, Vignette Ibérica ha firmado contratos con clientes como El Corte Inglés, Vodafone, Grupo Recoletos, Telefónica, Telefónica Móviles, Terra, Caixa Galicia, Caja Madrid, la Junta de Andalucía, Xunta de Galicia, ICEX, Ayuntamiento de Madrid, Ayuntamiento de Barcelona, Casa del Libro, Zurich, Caixa Catalunya, Banco Espírito Santo, Caixa Geral de Depósitos o Allianz.