El ayuntamiento y condado de Broomfield, en el estado norteamericano de Colorado, ha implementado un sistema de gestión documental con Hummingbird Enterprise for ESRI que enlaza toda la documentación electrónica con un sistema de información geográfica mediante un interface basado en web que representa el mapa del municipio.
Hummingbird Enterprise for ESRI es una solución integrada con ArcIMS de ESRI, el sistema de información geográfica de la población. La solución de Hummingbird enlaza los registros y documentos con este sistema de información geográfica, consiguiendo que el personal del ayuntamiento pueda acceder y gestionar de una manera rápida y eficaz toda la documentación municipal.
El sistema almacena en el repositorio del Hummingbird DM todos los documentos que el ayuntamiento necesita revisar y aprobar, tales como planes de desarrollo urbanístico, proyectos y permisos de construcción, etc.., así como otro tipo de documentación administrativa como las actas de los consejos o las resoluciones y ordenanzas municipales.
La información espacial del municipio basada en su ubicación, tales como el callejero, sistema de tráfico, distribución de aguas, sistemas de alcantarillado, propiedad y calificación urbanística de los terrenos, etc… se encuentra almacenada en una librería GIS desarrollada con el sistema ArcIMS de ESRI. Los sistemas de ESRI y Hummingbird DM de manera conjunta en forma de integración bidireccional, enlazando imágenes y documentos con la información geográfica en el sistema ESRI.
Para los responsables municipales, el mayor beneficio de este tipo de sistema de gestión documental es el ahorro de tiempo a la hora de buscar determinados documentos que con anterioridad sólo podían ser encontrados dependiendo de la memoria de las personas relacionadas con dicha documentación. El control de las versiones ha sido también una de las razones principales de la elección del sistema de Hummingbird ya que esta función elimina la duplicidad de esfuerzos por error y mejora la corrección de la información.
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