Hasta hace un tiempo la Gestión Documental era una e indivisible. Se trataba de gestionar grandes volúmenes de papel, escanearlos y poder encontrar luego lo que se necesitaba.
De un tiempo a esta parte la cosa se ha complicado. La avalancha de fabricantes es importante.
Son muchos los lectores de CMS-SPAIN.com que nos piden que expliquemos cuales son las diferencias entre los Enterprise Content Management y los Sistemas de Gestión Documental modernos o «Gestión Documental Integral», Integraged Document Management, en inglés.
Realmente los límites son confusos. Pero básicamente podríamos decir que los sistemas Enterprise Content Management vienen a afrontar la gestión de toda la «nueva» documentación y contenidos que existen hoy en las empresas: Vídeo, contenidos web, emails, presentaciones… mientras que los IDM estarían más enfocados a resolver los «clásicos» problemas de Gestión Documental.
Existe otra diferencia principal: El precio. No es lo mismo afrontar una implementación de Documentum (típico ECM) que de Hummingbird (típico IDM). Los IDM suelen ser más asequibles a la pequeña-mediana empresa.
Normalmente aquellas empresas de tamaño medio, o que aún no tienen la mayoría de su flujo de información digital, deben elegir sistemas IDM. Las grandes empresas deben optar por los Documentum, Tridion o Filenet.
En el artículo que presentamos 3 consultores expertos en la materia nos ilustran ampliamente sobre qué es el IDM, qué le diferencia del ECM y cual de los dos ha de elegir su empresa.