La nueva versión incorpora nuevas funcionalidades, como Intelligent Retention (Retención Inteligente), y Content Federation Services (Servicios de Federación de Contenidos), con el objetivo de mejorar la flexibilidad y satisfacer objetivos de cumplimiento de regulaciones a través de diferentes repositorios de contenido y jurisdicciones legales.
Intelligent Retention ofrece periodos de retención alternativa u opcional basados en un número de variables o reglas que pueden imponerse a una organización por múltiples autoridades reguladoras.
Por ejemplo, muchas organizaciones dirigen su negocio hacia muchas jurisdicciones (estatales, provinciales o locales) y deben cumplir con las diferentes reglas de retención impuestas por las autoridades correspondientes. A menudo, corren el riesgo de aplicar un periodo de retención de los documentos erróneo para una jurisdicción específica. FileNet Records Manager 3.5 da respuesta a las muchas variables y condiciones de retención mientras reduce la complejidad y el riesgo de error, rebajando el coste y esfuerzo derivado de la administración de documentos.
Además, esta nueva versión está integrada con FileNet Content Federation Services (CFS), una aplicación que permite a las compañías buscar, catalogar, clasificar, asegurar, retener, acceder, activar, actualizar y borrar el contenido existente en los distintos almacenes de la compañía. Junto a Records Manager, CFS puede prevenir el acceso no autorizado, la alteración o destrucción de documentos oficiales y reforzar los argumentos legales de cara a una auditoria.
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