Externalizar la digitalización y tratamiento documental puede ser la mejor opción para muchas empresas

Editorial

hace 14 años

La externalización de los servicios de digitalización documental permite que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a aquellas tareas que se centran en el propio negocio, reduciendo además los costes derivados de los procesos documentales al evitar la necesidad de inversión en la tecnología y el know-how necesario.

Externalizar estos procesos elimina también los costes fijos de archivo, haciendo de todos los gastos derivados de la documentación empresarial costes predecibles y garantizando además al mismo tiempo la escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones.

Estos fueron los principales beneficios del outsourcing de los servicios documentales apuntados en su presentación sobre gestión y estrategia documental por Manel Pérez, Director de Proyectos de la proveedora de servicios para el tratamiento de la documentación Kernel Doc.

Manel Pérez insistió también en la necesidad de un análisis previo para todo proyecto documental que defina de manera clara el alcance del proyecto, la topología de la documentación a tratar y que determine los recursos a emplear. El Director de Proyectos de Kernel Doc recalcó además como una de las premisas más necesarias a la hora de abordar una estrategia documental exitosa, el cambio cultural de la organización que lleve al convencimiento de que la tecnología por sí sola no es suficiente si no se aplican paralelamente cambios en los procesos de trabajo.

Cuándo implementar una solución documental

A la pregunta de cuándo una empresa puede considerar que necesita una solución documental, Manel Pérez apuntó una serie de circunstancias que por sí solas o en combinación deberían hacer plantear esta necesidad, tales como un volumen elevado de consultas, un tiempo crítico de recuperación y revisión de los documentos, un elevado coste del espacio físico de almacenamiento, la demanda de preservación de confidencialidad y acceso al archivo o la necesidad de realizar consultas de manera simultánea.

Por su parte, Jorge Calatayud, Director de Kernel Doc, introdujo la presentación destacando la creciente importancia que una buena estrategia documental para la optimización de la gestión de la información está adquiriendo en el actual contexto competitivo para lograr objetivos críticos como una mayor productividad o un mejor servicio al cliente. De acuerdo con esta importancia, Jorge Calatayud destacó la necesidad de considerar soluciones documentales que por su delicadeza puedan ser realizadas de mejor y más rentable manera por especialistas externos que las llevadas a cabo internamente.

Por último, cerró la presentación Antonio Monfort, Responsable de Desarrollo Comercial de Panrico, quien expuso el caso práctico de la empresa en la que trabaja con la implementación de un sistema que permite digitalizar diariamente 30.000 albaranes y cuya gestión manual anterior a la utilización del nuevo sistema suponía el trabajo rutinario de chequeo de 30 administrativos. Antonio Monfort destacó entre los beneficios comprobados del nuevo sistema de gestión documental una disminución en el periodo de cobro, un mejor servicio al cliente, y la disminución de incidencias con los vendedores debidas a errores o pérdidas de los albaranes en formato papel.