Las empresas europeas no prestan la atención que deberían a la gestión documental, lo que repercute en costes ocultos y disminución de eficacia, según una reciente investigación realizada por IDC y Xerox.
El estudio pone de manifiesto que sólo un tercio de las compañías europeas evaluaba los costes documentales de su organización. Este dato contrasta con lo que reflejó una encuesta similar encargada por Xerox a MORI en 2002, cuyos resultados mostraron que las empresas que evaluaban este tipo de costes era del 51%. IDC calcula que en toda Europa, el coste anual que suponen los documentos en las empresas varía entre el 5% y el 15% de los ingresos de la compañía.
Xerox atribuye este cambio a la creciente complejidad del negocio unido a las exigencias de muchos organismos reguladores de adaptarse a la nueva legislación como el acta Sarbanes-Oxley, el Acuerdo II de Basilea y diferentes regulaciones que tratan del fraude, el lavado de dinero y la protección de datos. El estudio pone de manifiesto que las empresas que no controlan los costes documentales están provocando un aumento de los costes generales y una reducción de la productividad.
Xerox recomienda a los responsables de informática y a los departamentos financieros que hagan un esfuerzo para plantear al consejo de administración un buen control de los costes de la gestión documental con el fin de ayudar a sanear las compañías y a reducir los gastos generales. IDC descubrió que el 31% de las empresas europeas aseguran que más del 10% de sus documentos impresos son desechados debido a una información incorrecta o anticuada. Más preocupante es que, de estos encuestados, más del 10% estimaba que se desechan más del 30% de sus documentos por los mismos motivos.
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