“Las agencias gubernamentales, incluso en un contexto de austeridad, tienen grandes oportunidades para ajustar los costes y reducir gastos, al mismo tiempo que aumentan la calidad del servicio al público”, señala el Government Insights Market Spotlight de IDC. “Esto suele conseguirse adoptando un enfoque más estratégico al recortar costes, aprovechar al máximo la tecnología, los socios y proveedores existentes, y con un pequeño incremento de la inversión”.
Inefectividad, ineficiencia – Solo el 36% de los encuestados pertenecientes al gobierno definió sus procesos de cara al público y basados en documentos como eficientes y efectivos, en comparación con el 52% relativo a los procesos de cara al público en compañías. En la encuesta, los gobiernos se posicionaron entre las industrias peor clasificadas en eficiencia de procesos documentales.
Falta de urgencia – Pese a ser conscientes de la eficiencia de los procesos, solo uno de cada tres encuestados del gobierno consideró más importantes los proyectos para mejorar los procesos documentales que los proyectos IT; esto equivale a 10 puntos menos que en el sector comercial.
Importante potencial de ahorro de costes – Si pudieran arreglar todos los problemas en sus procesos de cara al público, los encuestados de los gobiernos consideran que los costes totales se reducirían un 9%. Esta revisión también mejoraría el servicio a los ciudadanos, ayudaría a retener empleados y atraería trabajadores más jóvenes.
“Varios observadores opinan que los gobiernos deberían intentar funcionar como compañías, y estas están claramente comprometidas con la mejora de los procesos de documentos”, explicó Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group, RICOH Company, Ltd. “Aunque la reducción del presupuesto para los gobiernos es real, incluso los más modestos pueden recuperarse de forma significativa a través del ahorro de costes, la retención, la satisfacción y el incremento de capacidades”.
Un ejemplo simple es que las mejoras en los procesos documentales pueden corregir errores que actualmente se traducen en recaudaciones de impuestos tardías o incompletas, o en un pago excesivo de servicios humanos muy caros.
Para lograr mejores resultados, RICOH recomienda un enfoque amplio de la mejora de procesos documentales. “Aunque muchas agencias gubernamentales tienen presupuestos que se limitan a sus propias unidades o departamentos, los documentos suelen abarcar la mayoría de todos los organismos y procesos gubernamentales”, comentó Sasaki. “Como consecuencia, recomendamos a las agencias gubernamentales que adopten un punto de vista más estratégico y busquen trabajar de forma colaborativa para mejorar sus procesos y maximizar su rentabilidad”.
Para más conclusiones del estudio y recursos sobre cómo unos procesos mejorados pueden ayudar a las compañías a mejorar sus ingresos y gestionar el riesgo, visite: http://www.ricoh.es/pensamientolider o consulte el estudio El enorme impacto de los procesos documentales en las organizaciones – una iniciativa para promocionar el conocimiento de nuevos paradigmas en la gestión de procesos documentales que ayudarán a las compañías a aprovechar el conocimiento colectivo propio de su organización.