La mayoría de las organizaciones ya emplean sistemas de digitalización para procesar y almacenar información en varios formatos de archivos electrónicos, a los que posteriormente se puede acceder mediante una gran variedad de aplicaciones de software. Sin embargo, pocas han implementado tecnologías y procedimientos formales para controlar el proceso, con sistemas para centralizar la digitalización y captura de documentos, así como la clasificación y distribución de datos, por lo que estas organizaciones siguen siendo la excepción en lugar de la norma.
A partir de una encuesta realizada por Computing a casi 200 directores de finanzas y TIC, este documento técnico proporciona una visión detallada del modo en que las empresas capturan y gestionan la información, tanto en formato electrónico como en papel, que reciben en su organización, e identifica si determinados tipos de datos y formatos de documento son más sencillos de procesar que otros.
También analiza los problemas que sistemas de gestión de documentos ineficientes pueden crear a sus empleados y partners, al causar retrasos en el procesamiento de datos u ocultar información indispensable. Además, examina los motivos que hay detrás del interés por implementar o mejorar los sistemas de gestión de documentos en cada empresa.