Los sistemas de escaneo de papel (imaging) para uso profesional comienzan a ser muy populares. Fabricantes como Fujitsu están lanzando pequeños escáners de sobremesa que se «comen» todo el papel que haga falta digitalizándolos. No obstante, además de los escáners, en las oficinas se requiere de software OCR y de almacenamiento que no conviertan el disco duro en una campo sin orden ni concierto. Además, hoy en día, un sistema OCR debe llevar incorporado sistemas de conversión de los documentos en PDF, que es el formato impuesto ya de hecho como esencial en el tratamiento de documentos.
La empresa americana Scansoft (http://spain.scansoft.com/ ) que tiene oficinas en España, comercializa uno de los sistemas más conocidos de «imaging» para empresas y hogar. Nos referimos al PaperPort Pro 9, que es la versión profesional y más reciente del antiguo PaperPort.
Este software presenta los documentos a modo de sistema de carpetas de Windows y para facilitar la búsqueda se pueden añadir metadatos a los archivos de imágenes o los documentos de texto tras digitalizarlos.
La estructura jerárquica de carpetas se presenta en un panel a la izquierda mientras que los archivos se presentan a la derecha. Se ven los archivos como iconos o «thumbails», pudiéndose manipular estos archivos en la forma «drag and drop». Se puede aplicar OCR o añadir anotaciones. El precio en los USA de este software es de 199 dólares.
Pero la mejor noticia sobre este software es que permite la conversión a archivos PDF.
Mientras que el mercado original de PaperPort Deluxe (99 dólares) ha sido tradicionalmente la pequeña oficina y el uso doméstico, Scansoft ha lanzado PaperPort Pro 9 Office pensando en un mercado mucho más amplio (administraciones públicas, educación o empresa mediana y grande) que puede querer licencias añadidas de Adobe Acrobat. Ambas versiones de PaperPort permiten convertir imágenes escaneadas a PDF, hacer búsquedas de texto dentro de los PDF, editar los PDF o exportar el texto. Pro 9 Office, permite además crear archivos PDF de archivos tipo Word, Excel o Power Point así como de Html.
Existe también PaperPort Pro Suite For Oracle, pensada para la integración con Oracle 9i.
Pro 9 Office ofrece también conexión con sistemas de gestión documental empresarial como Microsoft SharePoint o Oracle 9i Internet File Systems. Los clientes pueden desarrollar por ellos mismos módulos de conexión con otros sistemas de gestión documental.