Gracias a esta iniciativa que comenzó hace dos años, se ha conseguido la creación de un proyecto dinámico y un referente para la Administración local española. Una especie de work-in-progress, que día a día va evolucionando y adaptándose a las nuevas herramientas de gestión. Su implantación ha roto todos los tópicos, según los cuales los municipios pequeños quedan siempre rezagados tecnológicamente. También es un proyecto abierto que crece año a año y que, sin lugar a dudas, se ha convertido en un referente de la administración pública local y nacional.
El cambio que ha experimentado Viladasens es radical y afectará a todas las áreas municipales, empezando por la digitalización de la documentación municipal. Una de las prioridades fundamentales del equipo de gobierno municipal es facilitar la gestión de los ciudadanos. Gracias a este proyecto, todos sus vecinos podrán, sin necesidad de desplazarse, interactuar administrativamente y esto ha sido posible gracias a los convenios de colaboración entre organismos locales, tales como la Agencia Catalana de Certificación, el Ministerio de Administraciones Públicas, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la Dirección General del Catastro, entre otros.
Se desarrolló en 5 fases. En una primera fase, se implantaron las herramientas de gestión interna y se instruyó al personal en su uso. En la segunda fase se establecieron los dispositivos de digitalización y se empezó a capturar la documentación que entra y sale de la entidad. Guardando igualmente los originales en papel. En un tercer estadio, se integró la firma electrónica para dar validez a las copias digitales de los documentos. En la cuarta fase, se dio acceso a la plataforma a los cargos electos del ayuntamiento, que de esta manera podían consultar la documentación referente a sus áreas de responsabilidad de forma rápida y sencilla, accediendo a las copias digitalizadas desde sus casas, si así lo desean. En la quinta fase se iniciaron las notificaciones a los interesados externos a la entidad, usando tanto correos electrónicos, SMS, o incluso notificaciones telemáticas, utilizando el sistema de notificaciones de correos.