En concreto y para el desarrollo de este proyecto, Apeiron ha contado con la colaboración de la multinacional japonesa Fujitsu, la cual ha diseñado las soluciones de digitalización de la información, una parte fundamental del mismo. Ambas compañías han creado un potente archivo digital, denominado “Carpeta Ciudadana” donde los vecinos pueden consultar documentos presentados en el ayuntamiento, datos del padrón, estado de recibos tributarios o facturas. Además, permite poder realizarlo, no sólo en horario municipal, sino desde cualquier lugar del mundo, en todo momento y cualquier día.
Gracias a esta iniciativa que comenzó hace dos años, se ha conseguido la creación de un proyecto dinámico y un referente para la Administración local española. Una especie de work-in-progress, que día a día va evolucionando y adaptándose a las nuevas herramientas de gestión. Su implantación ha roto todos los tópicos, según los cuales los municipios pequeños quedan siempre rezagados tecnológicamente. También es un proyecto abierto que crece año a año y que, sin lugar a dudas, se ha convertido en un referente de la administración pública local y nacional.
El cambio que ha experimentado Viladasens es radical y afectará a todas las áreas municipales, empezando por la digitalización de la documentación municipal. Una de las prioridades fundamentales del equipo de gobierno municipal es facilitar la gestión de los ciudadanos. Gracias a este proyecto, todos sus vecinos podrán, sin necesidad de desplazarse, interactuar administrativamente y esto ha sido posible gracias a los convenios de colaboración entre organismos locales, tales como la Agencia Catalana de Certificación, el Ministerio de Administraciones Públicas, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la Dirección General del Catastro, entre otros.
Se desarrolló en 5 fases. En una primera fase, se implantaron las herramientas de gestión interna y se instruyó al personal en su uso. En la segunda fase se establecieron los dispositivos de digitalización y se empezó a capturar la documentación que entra y sale de la entidad. Guardando igualmente los originales en papel. En un tercer estadio, se integró la firma electrónica para dar validez a las copias digitales de los documentos. En la cuarta fase, se dio acceso a la plataforma a los cargos electos del ayuntamiento, que de esta manera podían consultar la documentación referente a sus áreas de responsabilidad de forma rápida y sencilla, accediendo a las copias digitalizadas desde sus casas, si así lo desean. En la quinta fase se iniciaron las notificaciones a los interesados externos a la entidad, usando tanto correos electrónicos, SMS, o incluso notificaciones telemáticas, utilizando el sistema de notificaciones de correos.