La SAG, que cuenta en la actualidad con 120.000 miembros, había venido utilizando un sistema para la gestión de los contratos basado en el uso de documentos en papel. El objetivo del nuevo sistema es ahorrar costes y tiempo empleado en estas tareas por su personal reduciendo al mismo tiempo los errores derivados de la pérdida o utilización equivocada de la información.
La SAG gestionaba manualmente millones de documentos basados en papel tales como contratos, documentos legales, currículos, pagos, fotografías y otros tipos de información. La utilización de una web corporativa permitirá ahora a los miembros del gremio acceder a su información personal en cualquier momento y desde cualquier lugar. La integración de EMC Documentum con BEA WebLogic Portal ofrecerá además capacidades de gestión de contenidos directamente desde el portal, capacidades que ofrecerán a los empleados y miembros de la SAG un acceso seguro para contribuir e interactuar con los contenidos.
Utilizando EMC Documentum Web Publisher, la SAG desarrolló plantillas basadas en XML que permiten a los autores de la oficina central o de sus sucursales publicar contenido web sin conocimientos sobre HTML. Además, las capacidades de workflow de Documentum automatizan los procesos de revisión y aprobación por parte del departamento de Comunicación Corporativa de la SAG.
Para el sistema de gestión de contratos, la SAG integró Documentum con Input Accel de Captiva para escanear y guardar los documentos directamente en el repositorio de Documentum. Este sistema de gestión de contratos es utilizado en la actualidad por 280 empleados del gremio norteamericano de actores. Utilizando cinco estaciones de escaneado, el centro documental de la SAG escanea diariamente unos 1000 documentos.
Actualmente, la SAG se está planteando la utilización de la plataforma de Documentum para dar soporte online a su servicios de castings y de reclamaciones.