El National Security Archive norteamericano, biblioteca y centro de investigación especializado en documentos desclasificados, ha automatizado recientemente su gestión documental y procesos de archivo con la utilización de la solución de Captaris Alchemy Document Management.
El National Security Archive, ubicado en la George Washington University en Washington D.C. ha reducido a la mitad el tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de documentos gracias a la utilización de la solución de Captaris.
Este archivo viene utilizando desde hace años herramientas electrónicas para ayudarse en sus tareas de gestión y archivo documental. Sin embargo, el rápido crecimiento de documentación archivada anualmente, unos 50.000 documentos por año, hizo que sus responsables decidieran la implementación de una solución como Alchemy Document Management.
Con anterioridad a la implementación de esta solución, una petición típica de 10 a 150 documentos relacionados con un determinado asunto significaba buscar en docenas de cajas y necesitar varias semanas o incluso meses para realizar la búsqueda de todos los documentos. Este proceso retrasaba las respuestas de demandas de ciudadanos como periodistas, historiadores, investigadores o personal del Congreso.
El National Security Archive realizó investigaciones sobre otros sistemas de gestión documental aparte de Alchemy, pero fueron descartados por ser considerados demasiado inflexibles para sus necesidades.
Desde la instalación de Alchemy, el National Security Archive escanea documentos para su almacenamiento digital y búsqueda mediante palabra clave. La solución ha agilizado las tareas de recogida de documentos, reduciendo además el tiempo utilizado en su búsqueda a la mitad.