Con la reducción del papel en sus comunicaciones por fax y la externalización de su correo postal, ha conseguido un importante recorte de gastos operativos
El Grupo Michael Page ha seleccionado la solución de Esker para automatizar los procesos de comunicación con clientes, empleados y proveedores. En los últimos años, el volumen de información a gestionar por el Grupo Michael Page creció de forma exponencial, obligándole a buscar una solución que le permitiera adaptarse a las nuevas exigencias del negocio.
Con tal crecimiento, algunos procesos de back-office empezaban a alejarse de los altos estándares de eficiencia que el Grupo Michael Page requería. Principalmente, se habían identificado puntos susceptibles de mejora en las áreas de proceso de documentos por fax y en las comunicaciones con clientes. La compañía necesitaba una solución que automatizara estos procesos y resolviera los problemas de cuello de botella, instalando así un sistema moderno y rápido de procesos empresariales.
El proyecto de automatización documental empezó en septiembre de 2007 y se realizó en dos fases diferenciadas. En un primer momento, se procedió al envío y recepción de documentos por fax sobre IP para las oficinas de España y Portugal. De este modo, aprovechando la infraestructura de VoIP existente, se integró la solución Esker Fax con Microsoft Exchange y así se habilitó el envío y la recepción de unos 36.000 faxes anuales desde Outlook. Más adelante, se incluyó también la gestión de faxes para Turquía.
En la segunda fase, a principios de 2008 se procedió a la externalización del envío de facturas, remitiéndolas a los clientes españoles desde la plataforma Esker Mail On Demand. De esta manera las facturas se formatean con Esker DeliveryWare y se envían en formato tradicional al centro de producción de correo postal de Esker en España donde se realiza la impresión, ensobrado y puesta en correo. Michael Page recibe entonces las notificaciones correspondientes de recepción y/o no recepción de cada una de estas facturas.
Michael Page extenderá en breve el uso del envío de la factura a través de Esker On Demand a sus filiales de Italia y Portugal.
Michael Page se decantó por las soluciones y servicios de Esker porque ofrecen una plataforma única que simplifica los procesos de gestión documental y, al mismo tiempo, puede tener un crecimiento en línea con el de la empresa.
Una de las principales ventajas ha sido la eficiencia y flexibilidad en los envíos como consecuencia de la automatización, lo que permite al departamento de facturación ser más eficiente y poder gestionar un mayor volumen de documentos.
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