El ayuntamiento de la ciudad alemana de Soltau, de unos 22.000 habitantes, ha elegido el Gestor documental de Gauss (implementado en España por la empresa vasca IDTolki ) para mejorar el manejo de la información y los documentos.
El Ayuntamiento de la ciudad alemana de Soltau muy turística, de 22.000 habitantes, y cercana a Hamburgo, en el Norte de Alemania, ha elegido la suite de Gestión Documental de Gauss (un fabricante con presencia en España), el VIP DocManager, para poder ofrecer mejor información y servicios online a sus ciudadanos, hombres de negocios y visitantes en general.
En España los productos de Gauss los implementa la empresa vasca ID Toki (www.idtoki.com )
Utilizando el VIP DocManager, los empleados municipales tendrán acceso desde su propio PC a los aproximadamente 195.000 documentos y más de 890.000 informes generados informaticamente que se producen anualmente en el ayuntamiento. Como resultado de esta implementación los empleados no necesitarán imprimir nada en papel, archivar toneladas de documentos en papel en miles de carpetas, u obligar a los sufridos ciudadanos a esperar al teléfono largo tiempo para consultar cualquier cosa.
Al capturar y manejar centralmente formularios y documentos las resoluciones que los plenos del ayuntamiento tomen estarán publicadados en la Web en minutos.
«Al utilizar el sistema de Gestión Documental de Gauss, el trabajo de nuestros empleados es ahora mucho más eficaz», comenta Thomas Körte, Director informático del Ayuntamiento.
«Por ejemplo, para la notificación de impuestos a pagar, antes se requerían dos empleados durante casi 3 semanas: medio día para hacer los cálculos en ordenador y 15 días para rellenar las 9000 notificaciones», añade Körte. «Hoy, sólo un empleado puede hacer el mismo trabajo en unas pocas horas».
Una de las razones por las que el Ayuntamiento escogio Gauss fue porque corre nativamente en los ordenadores IBM iSeries que tenían instalados.