El Departamento de Hacienda del estado norteamericano de Virginia (Department of Taxation o VA TAX), ha mejorado sus niveles de servicio al ciudadano y de eficiencias operacionales gracias a la implementación de Automated Capture System (TACS), un sistema para el procesamiento de devolución de impuestos basado en la solución FileNet Enterprise Content Management.
VA TAX procesa más de cinco millones de devoluciones de impuestos al año. El sistema TACS reduce el tiempo de procesamiento de estas devoluciones y ofrece una gestión y automatización centralizada de los nuevos registros de impuestos. Con anterioridad a la utilización del nuevo sistema VA TAX utilizaba un sistema de almacenamiento de documentos basados en papel cuya gestión era manual.
Con el nuevo sistema el VA TAX puede realizar un seguimiento efectivo de la documentación relacionada con la devolución de los impuestos, una capacidad que cobra mayor importancia según aumenta cada año el volumen y complejidad de las devoluciones gestionadas. El pasado año este departamento recolectó y gestionó documentos por una cantidad total de 12.000 millones de dólares de impuestos.
La solución Enterprise Content Management de FileNet forma la columna vertebral del sistema TACS. Este sistema incluye gracias a la tecnología de FileNet un sistema de captura automática de datos e imágenes que incluye tecnologías avanzadas de reconocimiento, una completa plataforma de escaneo, y un interfaz con el sistema de aviso de pagos del VA TAX.
Los responsables del VA TAX esperan poder procesar más del 90 por ciento de las devoluciones a los contribuyentes en menos de 12 días tras la recepción de la documentación pertinente, cuando la media anterior era de seis meses. Otros de los beneficios aportados por el nuevo sistema destacados por estos responsables son la reducción del inventario de correspondencia de 54.000 a 6.000 documentos, la gestión del doble de devoluciones de impuestos procesadas por hora, y la reducción de costes de almacenamiento a la mitad.
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