El GDE recoge desde la producción, ya sea interna o ligada a sistemas externos, hasta la versión definitiva en la generación de Documentos Originales Electrónicos o DOEs.
El DOE es un concepto que abarca desde la producción de documentos ofimáticas (MS-Office, Adobe PDF, etc.) hasta la información estructurada de los sistemas corporativos de una organización (XML, EDI, etc.)
GDE contempla los escenarios de revisión, almacenamiento a largo plazo y seguridad jurídica mediante el uso de mecanismos de firma electrónica. Todo ello con el correcto enlace a la organización interna de la entidad y los poderes y permisos de sus integrantes.
GDE proporciona un entorno de gestión y acceso basado en web en la que se definen y gestionan los procesos correspondientes a los trámites o acciones de intercambio de los DOE identificados en la organización. El propio sistema se encarga de validar la información, encaminarla a los sistemas y notificar si necesario a los distintos participantes de la necesidad de aprobación o revisión cuando su autorización es requerida como parte del procedimiento.
La plataforma GDE de Tecsidel sirve además como base para la creación de soluciones de mercado orientadas a problemáticas concretas como la administración electrónica, la gestión de canal o la gestión en general de DOE (facturas, contratos, etc.) en las organizaciones.
Las características diferenciales de GDE de Tecsidel son: Gestión WEB de repositorio de DOE firmados, usar los principales estándares tecnológicos de mercado (J2EE, .NET, XML, WebServices, etc.), escalar nuevos procesos abiertos y nuevos actores, traspasar el control y las obligaciones de un proceso, por ejemplo para el caso de delegación, baja, vacaciones, etc., y hacer participar a actores externos (B2Bi) en un mismo proceso, delegando tareas a otras entidades u organismos.
Esta integración se realiza bajo un nivel máximo de seguridad, con utilización de servicios seguros: seguridad nativa mediante el uso de certificados y firma electrónica y registro y traza de las operaciones realizadas sobre los procesos y sobre los DOE asociados. Dicha característica garantizará de forma precisa la trazabilidad del sistema. Además de validar jurídicamente los procesos mediante el uso de firma electrónica reconocida.
Según palabras de Alberto Robles, Director de División de Tecsidel, esta solución permitirá avanzar hacia un entorno electrónico que proporcione beneficios en la eficiencia de los procesos, la calidad de la información (reducción de errores) y mejora en la comunicación con los clientes, proveedores, distribuidores, filiales, etc. A la hora de encaminar la organización hacia un más alto grado de automatización, es necesario disponer de soluciones como el GDE de Tecsidel que resuelvan de manera simple las necesidades de flexibilidad en el reflejo de la complejidad organizativa, la seguridad en las garantías de confidencialidad de la información, identidad, poderes y no repudio de los involucrados, la integración de sistemas de back-office existentes y la sencillez de despliegue organizativo y gestión del cambio.