La Agencia Estatal Consejo Superior de Investigaciones Científicas es el mayor Organismo Público de Investigación de España. Cuenta con implantación en todas las Comunidades Autónomas a través de más de un centenar de centros y unidades asociadas. Tiene como objetivo el fomento, la coordinación, el desarrollo y la difusión de la investigación científica y tecnológica, de carácter multidisciplinar, con el fin de contribuir al avance del conocimiento y al desarrollo económico, social y cultural. Se ocupa, asimismo, de la formación de personal y del asesoramiento a entidades públicas y privadas en estas materias.
En un organismo de estas características, con más de 15.000 personas, una estructura compleja y gran autonomía de gestión, es imprescindible disponer por una parte de herramientas ágiles que permitan el desarrollo y mejora de los procesos de gestión interna y, por otra, de instrumentos colaborativos que favorezcan la movilidad y la difusión, especialmente en el ámbito científico.
En este sentido, los equipos de investigación precisan medios que simplifiquen el tratamiento y explotación de la documentación generada en sus proyectos, proporcione una estrecha colaboración e intercambio de información con otros grupos de investigación españoles y extranjeros y provea de una herramienta para la generación y difusión de los resultados de su investigación, sin precisar de personal informático in-situ.
El CSIC está utilizando y extendiendo Alfresco en sus diferentes usos que van desde la gestión documental y sus posibilidades colaborativas mediante Alfresco Share hasta el desarrollo de un proyecto de máxima importancia para la agencia como es i2.CSIC, en el que con el concurso de diversos partners, entre ellos Evoltia, se han integrado con éxito Alfresco y LifeRay; ofreciendo a todo el personal la posibilidad de desarrollar sus propios sitios Web, bajo un contexto Web 2.0. En este proyecto, Alfresco es utilizado como gestor documental y como gestor de contenidos web.
La elección de Alfresco fue determinada por la sencillez de uso y la alineación tecnológica con el Framework corporativo del CSIC. Al tiempo cuestiones de carácter económico derivadas del tamaño y la estructura de la institución favorecieron la toma de esta decisión.
Para los responsables del proyecto los principales beneficios se relacionan con la agilidad en el desarrollo, la capacidad de despliegue y la sencillez en el manejo de contenidos. Entre las mejoras obtenidas destacan el retorno de la Inversión, un menor coste total de la propiedad, respecto a otras alternativas del mercado de la gestión documental de las que se disponía en la institución, reducción de costes de desarrollo e implantación e incremento de la rentabilidad.
Para finalizar, los futuros planes del CSIC con Alfresco hacen referencia al despliegue de este software en los centros de investigación de la Institución como base de la gestión de la información.