El condado de Ottawa, en el estado norteamericano de Michigan, espera ahorrar 400.000 dólares anuales en papel y horas laborales con la implementación de un nuevos sistema de gestión documental basado en la utilización de OnBase de Hyland Software.
OnBase incluye capacidades de digitalización y captura de documentos, workflow y Record Management. La solución será utilizada por unos 450 usuarios en los diferentes departamentos dentro de la administración del gobierno del condado.
La creación de un nuevo repositorio de contenidos supondrá la conversión al formato digital e indexación de aproximadamente 14 millones de documentos en papel y microfilmados. Responsables del condado de Ottawa calculan que durante el 2006 unos cinco millones de páginas adicionales deberán ser también escaneadas, indexadas y guardadas en el nuevo sistema. Por otra parte, los documentos producidos por los tres sistemas de digitalización anteriormente utilizados deberán ser también convertidos y guardados en el repositorio de OnBase.
El sistema tiene previsto comenzar a funcionar inicialmente en algunos departamentos dentro de unos pocos meses y existe el objetivo de lograr su completa integración para antes de la finalización del presente año 2006. Existen futuros planes por parte de la administración de Ottawa para ofrecer la utilización del sistema de OnBase a varias ciudades y poblaciones dentro del condado.