Recientemente, el condado de Horry, S.C., en los Estados Unidos, ha incrementado su crecimiento muy rápidamente, lo que se traduce en más documentos en papel que almacenar y cada vez menor espacio para ello. Además, la distribución de documentos entre los distintos departamentos, se lleva a cabo lentamente.
Afortunadamente eso está cambiando. El condado está adoptando el software OnBase de Hyland Software para gestión de contenidos.
Los documentos en papel que antes se manejaban de forma manual, ahora son electrónicamente distribuidos y se requiere menor espacio de almacenamiento. Además, el proceso de búsqueda de un documento se ha reducido y simplificado.
Un factor clave para el éxito de la implantación de OnBase en este condado, es su combinación con el sistema de información geográfica ESRI GIS que ya se utiliza desde hace algún tiempo. Los usuarios están acostumbrados a ver el mapa para obtener los documentos que requieren. Todo se conduce desde el GIS, con un clic en un mapa basado en Internet.
Ahora, los departamentos del condado pueden compartir información, y ser más eficientes. Por otro lado, OnBase cuenta con un Application Enabler, una herramienta de acceso a documentos, muy transparente para el usuario. Es decir, los empleados del condado pueden usar las mismas aplicaciones que habían estado usando, pero con más poder de búsqueda, localización y gestión de documentos.