En este departamento se realiza la guarda y custodia de archivos y diversa documentación que es cedida para tal fin por los clientes que han contratado este tipo de estos servicios.
Además de ésta se llevan a cabo otras actividades como son la digitalización, escaneado e indexación de documentos, envíos y traslados de expedientes mediante valija diaria a distintos puntos de entrega, así como emisión y personalización de tarjetas, entre otros.
El concepto de la oficina sin papel está cobrando cada vez más auge debido a las facilidades que otorga la digitalización de documentos, una herramienta que no sólo está dirigida a las empresas ya que se puede utilizar para facilitar el acceso a los archivos en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, bibliotecas, hoteles, dependencias gubernamentales, farmacéuticas, entre otras.
La sustitución del uso del papel para el almacenamiento de archivos por imágenes digitales aporta muchas ventajas, entre ellas, que la información puede ser consultada con rapidez, sin riesgos de deterioro ni extravío. Además, los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos.
Con la nueva área de Gestión Documental, el Centro Especial de Empleo del IVAS no sólo se pone a la vanguardia de procedimientos novedosos que contribuyen a mejorar su proyección empresarial y, consecuentemente, esto pueda traducirse en un incremento en las contrataciones de personas con discapacidad en su plantilla, sino que, además, está contribuyendo a que las empresas e instituciones que utilicen este servicio ahorren en tiempo, esfuerzo y dinero.