La consultora H&R Block (www.hrblock.com) había pensado utilizar soluciones de gestión documental de FileNet o Documentum, pero se dieron cuenta que instalarlo en las 13 mil oficinas a lo largo de Estados Unidos superaría su presupuesto.
Cuando la consultora realizó una investigación para saber cuál sería la mejor opción, se percató que existían alrededor de 300 software libres de gestión documental a elegir, donde destacaban nombres como Alfresco (www.alfresco.com), Drupal (www.drupal.org), JackRabbit (jackrabbit.apache.org) y Joomla (www.joomla.org).
En algunos casos se dieron cuenta que entre las opciones había compañías que todavía no desarrollaban del todo la capacidad de adaptar sus soluciones a casos específicos.
Finalmente se decidieron por Alfresco. En el primer año pagarían 100 mil dólares, lo que equivaldría a la décima parte del costo de un software comercial. Y aunque los cambios en la oficina central fueron difíciles, el ahorro económico les permitirá desplegar la solución rápidamente en las sucursales.