El primer uso que el ayuntamiento hará del nuevo sistema de gestión ha sido el de automatizar los procesos de tramitación de los gastos de viaje y dietas de de todo tipo. Mientras el anterior sistema basado en papel suponía plazos de hasta seis semanas, en la actualidad esos mismos procesos son completados en unos días.
Entre las varias razones por las que el ayuntamiento decidió finalmente adoptar un sistema de gestión digital se encuentran el ahorro de costes asociados al espacio necesario para el almacenamiento de documentos de papel y la reducción de vulnerabilidad frente a la posibilidad de desastres naturales. La ciudad ha experimentado los efectos de cuatro importantes huracanes durante los últimos meses.
Entre los factores que llevaron a la adopción de las tecnologías de Verity LiquidOffice y Xerox DocuShare, los responsables del ayuntamiento han destacado la facilidad de instalación, administración y uso, así como la flexibilidad y escalabilidad de la solución adoptada.
Estos mismos responsables destacaron de LiquidOffice las capacidades de diseño de formularios, que permiten la transformación de los formularios basados en papel a los formatos digitales asegurando la familiaridad con ellos por parte de los usuarios. Por otra parte, de Xerox DocuShare se destaca su habilidad para realizar búsquedas de texto completo desde un repositorio central. Este software de Xerox permite la recuperación de contenidos y su reutilización en tiempo real.