Los usuarios pueden almacenar documentos con datos y diseños correspondientes de forma segura directamente desde su sistema Notes para, posteriormente, realizar búsquedas sin tener que salir de sus interfaces habituales. Los documentos ya archivados pueden integrarse fácilmente en los procesos de negocio, cosa que agiliza considerablemente dichos procesos.
Lo más destacable de la versión actual es que los usuarios de Notes pueden acceder a todas las funciones de búsqueda y almacenamiento sin tener que modificar nada en el diseño de Notes. Es decir, los usuarios no necesitan tener conocimientos de programación, las modificaciones no afectan al diseño y las actualizaciones se llevan a cabo sin problemas.
Al almacenar en formato PDF, la estructura de documentos de Notes no sufre ninguna modificación y, en muchos casos, los documentos en PDF generados con CONNECT to Notes de DocuWare tienen una calidad superior que si se hubieran impreso directamente desde Notes. La conversión de documentos en PDF no requiere controladores de impresora de PDF y puede efectuarse al almacenar dichos documentos automáticamente desde el servidor de Domino. Así pues, se mejoran claramente tanto la impresión y el almacenamiento como el envío de documentos de Notes a usuarios sin acceso a Notes.
DocuWare puede integrarse en el software colaborativo de varias formas. En la configuración de perfiles, se puede definir si el almacenamiento de documentos se realiza de forma manual o automática. En el modo manual, el usuario debe almacenar cada documento de Notes de manera individual. Para ello, sólo tiene que hacer clic en la opción del archivador en el menú de Notes. DocuWare clasifica automáticamente documentos y almacena el documento (por ejemplo, un mensaje de correo electrónico) en el correspondiente archivador configurado. Si se prefiere, se puede configurar para que sólo se almacenen los archivos adjuntos de los documentos de Notes. Por ejemplo, si en la delegación de una empresa se escanean documentos, se pre-indexan y, finalmente, se remiten por correo electrónico a la sede central, DocuWare sólo toma los documentos adjuntos y los almacena automáticamente en el archivador central de documentos. El mensaje de correo electrónico puede conservarse en el sistema de Notes. Los procesos de almacenamiento pueden ejecutarse periódicamente o bien siguiendo reglas determinadas sobre criterios como la fecha, el remitente, el tamaño o el asunto del mensaje. El almacenamiento se desarrolla en segundo plano y sin intervención manual por parte del usuario.
Con CONNECT to Notes de DocuWare, los usuarios de Notes/Domino disponen de una solución modular para almacenar de manera centralizada sus documentos con total seguridad y con su documentación correspondiente clasificada en categorías como recibos, cartas, faxes, planos o archivos. Además, gracias a la descongestión de la base de datos de Notes, se incrementará el rendimiento para el usuario.