El remitente puede enviar el documento como archivo adjunto a un mensaje de correo o como enlace. La opción de convertir el documento a formato PDF resulta especialmente útil. El programa de correo local, ya sea Microsoft Outlook, Thunderbird u otro, se abre automáticamente y, una vez enviado, el mensaje de correo pasa a la carpeta de “Elementos enviados” del programa utilizado.
La opción de trabajar con clientes de correo externos desde Internet Explorer o Firefox respetando todas las medidas de seguridad aún no está extendida entre los demás sistemas de gestión documental, y por lo tanto constituye una novedad.
La ventaja de enviar documentos en formato PDF estriba en que los datos pueden visualizarse e imprimirse desde cualquier aplicación de cualquier plataforma. Además, el remitente puede elegir si desea que los comentarios y sellos que se añadieron al documento con DocuWare se inserten a la hora de crear el PDF. Por ejemplo, si un cliente nos pidiera una factura para cotejarla, podríamos enviársela sin anotaciones, sabiendo que en el archivador de DocuWare se ha almacenado en formato TIF con todas las anotaciones y con total seguridad.
Al comunicarse con personas que cuenten con acceso al mismo sistema de DocuWare, también es posible enviarles documentos por correo electrónico en forma de enlace. De esta manera se garantiza que el destinatario siempre tenga acceso a la versión más actualizada del documento en el archivador, independientemente de las modificaciones posteriores que haya podido sufrir. Otra de las ventajas es la posibilidad de enviar listas de resultados y listas de tareas completas como enlaces.