Sea cual sea el formato y el origen, las soluciones de DocuWare organizan en un archivador central todos los documentos en papel y documentos electrónicos, por ejemplo comprobantes, cartas, facturas, planos, archivos y correos electrónicos.
La versión básica del sistema de gestión documental dispone ya de todas las funciones necesarias para registrar, editar y gestionar documentos. Además, DocuWare es compatible con todos los formatos de firmas electrónicas. La gestión de registros integrada garantiza un acceso seguro, controlado y protocolizado a los datos almacenados electrónicamente. Todas las personas autorizadas podrán acceder al archivador central por Internet en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
Los módulos adicionales permiten, entre otras cosas, la indexación automática de documentos en DocuWare y la combinación con tecnologías COLD, así como amplias funciones de flujo de trabajo. Mediante herramientas estándar es posible integrar de forma sencilla aplicaciones externas. También existen numerosas conexiones para otras aplicaciones. Por ejemplo, para sistemas ERP, como las integraciones certificadas con SAP, y software colaborativo, como Exchange, GroupWise o Lotus Notes/Domino. DocuWare facilita todos los elementos necesarios para una gestión de contenido empresarial lo más eficaz posible. Asimismo, permite automatizar y mejorar de forma duradera los procesos de cualquier empresa.
Las soluciones de DocuWare se caracterizan por una instalación, administración y uso sencillos, y por su bajo coste total de adquisición. El software de DocuWare está disponible en 15 idiomas.