Los usuarios pueden acceder directamente desde Microsoft Office SharePoint Server a los archivadores en DocuWare; están disponibles todas las funciones de acceso, búsqueda, almacenamiento y flujo de trabajo de DocuWare.
El requisito para que triunfe un portal empresarial es el acceso sencillo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, a documentos de gran tamaño y a gran cantidad de información. No obstante, para que un portal tenga un rendimiento estable, se recomienda almacenar externamente grandes cantidades de datos.
DocuWare CONNECT to SharePoint, el módulo adicional totalmente nuevo, posibilita la integración completa del sistema de gestión documental de DocuWare en Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Asimismo, se garantiza el almacenamiento seguro y a largo plazo de los datos empresariales, así como una documentación completa y bien estructurada. Se cumplen sin problemas los requisitos sobre protección de datos y periodos de conservación legales. Además, se mantienen las medidas de seguridad.
Con un simple click, los usuarios de MOSS acceden a los datos almacenados en un archivador central de documentos; además, la solución del portal permite archivar, buscar y administrar documentos fácilmente.
Hay dos posibilidades de conectar Microsoft Office SharePoint Server y DocuWare. Por un lado, DocuWare se puede integrar en los elementos web como «solución» en el portal. Los usuarios de MOSS pueden acceder a los archivadores DocuWare a través del Web Client. Por otro lado, el módulo adicional DocuWare CONNECT to SharePoint basado en Microsoft integra DocuWare como Records Center en SharePoint. De esta forma, los documentos que en un principio se administran dentro del SharePoint Server pueden archivarse en su formato original de manera manual o automática mediante una configuración predefinida. Así DocuWare asume los criterios de clasificación del SharePoint Server para archivar los documentos.
El acceso al módulo de DocuWare en un solo inicio de sesión representa una gran ventaja. Una vez el usuario inicia sesión correctamente en el portal, ya no debe registrarse más para disponer de acceso a todos los archivadores mediante las potentes funciones de búsqueda de DocuWare. Para ello, los elementos web del DocuWare Web Client se integran por completo en la interfaz de SharePoint. De esta forma, el usuario dispone de todas las funciones de flujo de trabajo del DocuWare Web Client, por ejemplo las de sellos electrónicos y anotaciones en el documento. Además, los archivadores DocuWare quedan incluidos en la función de búsqueda general (Enterprise Search) del SharePoint Server: cuando el usuario introduce un concepto de búsqueda en el portal de SharePoint, no sólo obtiene los archivos de Sharepoint, sino también todos los documentos de los archivadores DocuWare que coinciden con dicho concepto. Para ello, los archivadores DocuWare no tienen que indexarse de nuevo por SharePoint. Los derechos de acceso de DocuWare se tendrán en cuenta en su totalidad de forma automática.