Documentum ha anunciado la disponibilidad de Documentum Enterprise Records Management Edition, la última versión de la solución empresarial basada en estándares de Documentum para la gestión tanto de archivos electrónicos como físicos.
Documentum Enterprise Records Management Edition automatiza la gestión de todo tipo de contenidos «incluyendo mensajes de correo electrónico entrantes y salientes y sus documentos adjuntos, contenidos Web, gráficos, vídeos y todos los tipos de archivos » desde su creación, hasta su archivo o destrucción. Esta nueva solución también ofrece capacidades de clasificación automática de la documentación para permitir un archivo preciso y una rápida búsqueda y recuperación. Es una solución de gestión de documentación administrativa capaz de manejar un gran y creciente volumen de contenido, así como cualquier tipo de contenido que exista en las empresas.
Características principales
Las capacidades clave de Documentum Enterprise Records Management son:
– Captura automática y consistente, clasificación de registros, archivo y disposición de todos los tipos de contenidos de cualquier tipo de fuente, basados en requerimientos corporativos, normativos o legales
– Categorización automática y etiquetado de los registros con propiedades descriptivas, lo que permite una clasificación rápida y precisa, búsqueda, navegación y recuperación de los registros archivados
– Seguridad multi-nivel para prevenir accesos no autorizados a registros archivados
– Monitorización automática de los registros y envío de correo electrónico, indicadores de contenidos cuestionables y notificaciones de asuntos potenciales que requieren una revisión adicional.
– Documentum Enterprise Records Management Edition permite a las empresas automatizar, aplicar uniformemente y validar las políticas de retención y disposición para los volúmenes de registros almacenados en repositorios dispares. Debido a que el almacenamiento y acceso a los mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos u otros tipos de archivos físicos o electrónicos están ahora sometidos a estrictas regulaciones en múltiples sectores, muchas empresas están buscando soluciones rentables que les ayuden a gestionar y archivar el contenido, sin incurrir en pesados costes de TI.
Hasta la introducción de Documentum Enterprise Records Management Edition, las empresas tenían que construir a menudo costosas soluciones a medida o recurrir a soluciones que manejaran un número limitado de archivos, como el correo electrónico únicamente y que requerían de un proceso manual para su integración, lo que daba como resultado almacenes de contenido e incrementaba el riesgo de no cumplimiento.
Correo Electrónico
«Las compañías se enfrentan a un control más estricto y a nuevas normativas, sin importar el sector al que pertenezcan. A esto se le añade un crecimiento exponencial del contenido, lo que da lugar a la necesidad de gestionar los archivos», señala Dave DeWalt, presidente y CEO de Documentum. «Debido a que muchas empresas crean y retienen muchos tipos de contenidos en múltiples aplicaciones, implementar y mantener un sistema de gestión de archivos puede ser una solución formidable. Mientras que muchos proveedores ofrecen soluciones puntuales como único paso para llevar a cabo una estrategia de gestión de archivos con éxito, Documentum Enterprise Management Edition es una completa, solución empresarial basada en única plataforma que simplifica y facilita la gestión y el archivo de cualquier forma de contenido, minimizando, a su vez, los costes de administración y almacenamiento».
Solución Certificada para la Seguridad, Archivo y Almacenamiento
Documentum Enterprise Records Management Edition está certificada para los estándares del departamento de defensa norteamericano (DoD) 5015.2 y la Oficina de Registros Públicos del Reino Unido para sistemas de almacenamiento de registros electrónicos, ambos ampliamente aceptados y que están siendo adoptados como guías para las políticas de gestión de archivos.
Además, Documentum Enterprise Records Manager Edition está integrado con soluciones de almacenamiento online, como almacenamiento óptico y almacenamiento de contenidos fijos EMC® Centera , proporcionando sistemas completos para asegurar la retención adecuada de los contenidos a nivel de almacenamiento.
La solución combinada se dirige a clientes que necesiten archivar y acceder a grandes cantidades de contenidos para cumplir la normativa. Documentum Enterprise Records Manager Edition permite a las empresas adherirse a varios requisitos para la retención de los mensajes, documentos financieros y otros registros electrónicos o físicos.
«La gestión de archivos electrónicos se presenta como el próximo gran reto en el sector de las Tecnologías de la Información», señala Tom Heiser, vicepresidente y director general de la división Content Addressed Storage de EMC Corporation. «La solución conjunta de Documentum y EMC ofrece a los clientes la solución de gestión de archivos del mañana, combinando las capacidades de nueva generación de Documentum con el almacenamiento de contenidos fijos de EMC Centera».