Si Gartner pronosticaba a finales del pasado año que el software documental sería una prioridad para CIO´s de todo el mundo a lo largo de 2010, los resultados no han defraudado y a pesar de los recortes que han experimentado los presupuestos de tecnología, más de un 25 por ciento de las organizaciones de todo el mundo han abordado algún proyecto relacionado con tecnología documental en 2010.
Lejos de disolverse, parece que la tendencia se reforzará de cara al nuevo año, al menos así lo indica el informe State CIO Priorities for 2011, publicado por la National Association of State Chief Information Officers (NASCIO), que apunta hacia la gestión de la información y los datos como estrategia prioritaria para los CIO´s y señala que la digitalización, el almacenamiento y las políticas de preservación y búsqueda de esa información serán soluciones imprescindibles para todas aquellas empresas que quieran seguir siendo competitivas en el mercado.
DocPath,especializada en la fabricación de software documental, expone cinco razones fundamentales por las que las empresas deberían seguir apostando por esta tecnología en 2011:
- Incremento de la productividad: Una de las primeras consecuencias de un proyecto ECM es la automatización de procesos que no constituyen el foco de negocio de la empresa y que, sin embargo, suponen la implicación de elevados recursos materiales y personales de la compañía. Al mecanizar esas tareas, conseguimos agilizar la organización interna de la empresa y mejoramos los tiempos de respuesta de cara al exterior.
- Reducción de costes: Los responsables de negocio exigen cada vez más a sus departamentos de Sistemas adoptar tecnologías que les ayuden a recortar costes. El software documental permite reducir las impresiones en hasta un 30 por ciento, amortizar el espacio destinado a almacenamiento en un 99 por ciento y minimizar el consumo de papel con los gastos asociados que conlleva su utilización excesiva.
- Securizar la información: La información es uno de los principales activos de una empresa, especialmente la considerada crítica para el negocio. Protegerla es fundamental para garantizar la continuidad de una compañía y evitar que la información caiga en manos malintencionadas. Las tecnologías de software documental hacen posible securizar uno de los aspectos más problemáticos para la seguridad de una organización: el intercambio de información con terceros y el acceso controlado a la documentación de la compañía.
- Mejorar la imagen corporativa: Las empresas se relacionan con sus clientes a través de documentos y es esa documentación, entre otras cosas, la que conforma la imagen que el usuario tiene de una determinada compañía. Con software documental, las organizaciones pueden diseñar de un modo sencillo documentos con acabado profesional, enviarlos a través de diferentes vías y agilizar los tiempos de respuesta que ofrece a sus clientes, lo que tiene una repercusión clara en la imagen corporativa y en la capacidad competitiva de la organización.
- Rápido ROI: Los proyectos de software documental permiten obtener un rápido retorno de la inversión a todas aquellas empresas que los adoptan, ya que los primeros resultados son perceptibles en cuestión de semanas y la inversión tarda pocos meses en rentabilizarse por completo.