Cualquier trabajador con experiencia en el mundo profesional está familiarizado con el concepto de PDF (Portable Document Format). Durante años este formato se ha utilizado en numerosos entornos y se ha afianzado como un estándar de mercado. Según Wikipedia, “el archivo PDF encapsula el contenido completo de un documento, tanto texto como fuentes, gráficos y otra serie de información apta para su visualización”. El PDF se puede tomar a la carrera, consultar en cualquier dispositivo, mandar por e-mail a otras personas e imprimir de manera sencilla en un formato legible. Es eficiente en costes y amigable con el medio ambiente, ya que posibilita el ahorro de gastos de impresión y papel. Desde una perspectiva de negocio, el documento ofrece un cierto nivel de seguridad, ya que todos sabemos que su contenido es difícil de alterar.
Sí, el arraigo del PDF en el mundo empresarial no es motivo de sorpresa. Si bien, el advenimiento de herramientas sofisticadas de inteligencia y analítica de la información está modificando la forma en que las organizaciones operan y se comunican. Teniendo en cuenta que los usuarios cada vez demandan más grado de analítica para su trabajo, el PDF empieza a parecer insuficiente y a perder su atractivo. Los usuarios de hoy día quieren algo más que meros documentos estáticos: desean interactuar con los datos que conforman esos documentos. Los usuarios de hoy día necesitan el ADF (Analytical Document Format).
Interacción empresarial
Las grandes compañías distribuyen a diario documentos a largas listas de usuarios. Por ejemplo, piense en el departamento comercial de una corporación, con más de 5.000 comerciales por todo el mundo, muchos de los cuales trabajan en la carretera con acceso limitado o inexistente a Internet. Ellos visitan clientes y han de revisar detalles de sus cuentas. Habitualmente han de analizar PDFs estáticos, identificar hechos de interés y apuntar cálculos en viejos portátiles. En algunas ocasiones, cuentan con complicadas hojas de cálculo adaptadas para tratar de alcanzar la tan soñada interactividad. Pero esas aplicaciones customizadas cuestan millones de dólares, y son muy propensas a errores. Un ADF proporcionaría a las empresas todas esas importantes funciones, pero sin inconvenientes ni costes añadidos.
Interacción personal
El valor de un documento analítico interactivo no solo es aplicable al entorno laboral. Además, cuenta con aplicaciones extensibles al uso personal. Por ejemplo, imagine poder descargar los movimientos de las tarjetas de crédito de su familia. Quizá sería interesante poder clasificar los gastos para saber cuándo y dónde se ha gastado más su familia y entender cómo poder ahorrar más y mejorar sus cuentas. O a lo mejor podría filtrar cargos específicos para verificar el número de transacciones. Independientemente de la variable, los documentos que posibilitan este tipo de interacción flexible tiene el potencial de proporcionar más valor que los PDFs estáticos, especialmente entre los usuarios de hoy día, que están muy familiarizados con la tecnología.
Más allá del mundo on-line
Algunos críticos podrían aludir que muchas de estas funciones analíticas interactivas están disponibles en el mundo on-line. Por lo que, ¿cuál es la principal ventaja del Analytical Document Format? La portabilidad. De hecho, es la “P” de PDF lo que lo hace tan valioso, y esa portabilidad es un aspecto crítico del ADF. Ello garantiza su uso en cualquier lugar –en un tren, en un avión, en un parking sin conexión a Internet…-. Es disparatado asumir que los usuarios siempre van a contar con conexión a Internet. El BI actual es móvil, y los usuarios quieren acceso a sus datos analíticos en cualquier lugar. Este aspecto le da aún más relevancia al Analytical Document Format, que ofrece portabilidad, interactividad y funcionalidades de diseño e impresión.
No hay duda de que conforme los usuarios sean más avezados en el uso de la tecnología, aumentará la demanda de documentos inteligentes. Este tipo de documentos no sólo fomentarán la interacción en modo auto-servicio, sin papeles, sino que también ayudarán a las compañías a incrementar la satisfacción de sus clientes e, incluso, a obtener nuevos. Considero que para el año 2020 el Analytical Document Format se habrá extendido sin remisión y que el clásico PDF formará parte del pasado.