Digitalizar, pero sin olvidar el papel [Artículo por Iron Mountain]

Tenemos un fuerte apego al papel, lo que hace difícil para algunos de nosotros incluso la sola idea de dar el paso al entorno sin papel. El papel es útil; nos proporciona un archivo físico de un documento, evento o información. Podemos leerlo, escribir notas sobre él y compartirlo con otros. Podemos archivarlo con otros documentos similares y, según algunos estudios , la experiencia táctil de leer en papel puede ayudarnos a recorrer textos largos de forma intuitiva y eficaz, algo muy difícil de replicar en una pantalla. 

  

Muchas personas se acercan a los ordenadores y tabletas con un estado mental menos proclive al aprendizaje que cuando leen en papel.  Así, las personas tienen la tendencia a imprimir también los documentos que se han creado originalmente en formato electrónico. En 2003, Abigail Sellen and Richard Harper, autores de The Myth of the Paperless Office (El mito de la oficina sin papel), descubrieron que cuando una empresa usaba el correo electrónico, experimentaba un incremento en el uso del papel de un 40%.  Puede que esto no sea sorprendente; a veces imprimimos documentos para “digerirlos” mejor antes de tirarlos, a veces los conservamos cuidadosamente archivados para usarlos en el futuro. 

A pesar de los claros beneficios de consumir información en papel, también hay inconvenientes. En muchos casos nuestro gusto por el papel puede resultar en una mala gestión documental, por culpa de personas que acaparan documentos “por si acaso” los necesitan de nuevo. Si somos sinceros, hay muchos extractos bancarios, garantías caducadas y recibos en casa que ya no necesitamos. Solo que nos cuesta deshacernos de ellos. 

 

Si aplicamos esta mentalidad “acaparadora” al entorno laboral los resultados pueden ser alarmantes. Existen rigurosas normativas indicando cómo las empresas tienen que almacenar la información y durante cuánto tiempo: es el caso de contratos, documentos con información sobre el personal y detalles contables que hay que conservar. Lo cierto es que muchos de nosotros hemos sido culpables de llevar con nosotros un CV de un candidato durante mucho tiempo o de almacenar datos de un cliente en más de un sitio porque nos resultaba más cómodo así. Sin embargo, ante una legislación para la protección de datos en evolución constante, si las empresas no tienen cuidado, los hábitos de conservar todo por parte de los empleados podrían ser ilegales. 

 

En el reverso de los acaparadores, nos encontramos con los desprendidos: personas que son capaces de vivir tranquilamente sin papel. Usan herramientas  digitales, como Evernote para escribir sus listas de tareas pendientes, concilian la vida familiar con el trabajo mediante una agenda virtual que se sincroniza en sus múltiples dispositivos y aplicaciones. No necesitan el papel. Les sobrecarga. Todo lo que pueden necesitar, lo consiguen a través de una pantalla. 

 

Sin embargo, solo porque viven vidas sin papel, no hay que pensar que los “desprendidos” son expertos en gestión documental. Como los demás, almacenan documentos personales en el escritorio de su ordenador en lugar de almacenarlos en un servidor central y seguro. También son capaces de compartir un CV con varios colegas, perdiendo el control de cuántas personas tienen el documento. 

 

Considerando la naturaleza táctil del papel, es posible que deshacerse por completo de este soporte sea algo solo para los emocionalmente fuertes. Hay beneficios para el entorno y ventajas medibles en términos de ahorro de energía cuando se va hacia un ámbito laboral sin papel,  pero almacenar y gestionar documentos digitales tampoco está exento de dificultades ya que se aplica la misma legislación para la protección de datos. Aunque se trate de documentos digitales, almacenar información en el ordenador portátil en vez de en el servidor central o guardar archivos personales en el correo electrónico en vez de en una carpeta protegida puede poner en peligro a la empresa si se está incumpliendo la legislación. Es necesario implantar los procesos para mantener bajo control la información y que la empresa cumpla con la ley. 

Tanto en el trabajo como en el hogar, no hace falta deshacerse por completo del papel si no estamos listos. Para aquellos que quieran llegar a un equilibrio entre conservar y eliminar, Iron Mountain recomienda un enfoque “con poco papel” como una alternativa viable. El papel no tiene porqué desaparecer: muchos documentos tienen que ser conservados en papel hasta que ya no son necesarios o hasta que la normativa obliga a destruirlos de forma segura. Puede ser tentador digitalizarlo todo como una manera rápida de acercarnos a la “oficina sin papel”. Sin embargo, digitalizar todo es simplemente demasiado caro para muchas organizaciones con un legado en papel. Para comenzar el camino hacia la “oficina sin papel”, las empresas pueden empezar digitalizando documentos a medida que sea necesario. Esta estrategia no solo será asumible económicamente, sino que también reducirá el riesgo de fallos. 

 

Sea cual sea el camino que usted escoja, es necesario que garantice que toda la información se gestione con cuidado y según la normativa. ¿Por qué no aprovechar este Día Mundial Sin Papel para echar un buen vistazo a los documentos que almacena? Pregúntese si es usted un acaparador o un desprendido, si podría gestionar mejor su información tanto digital como en papel y si podría ayudar a otros a hacer lo mismo.