Con más de 300 departamentos y 12.000 empleados, la Universidad de Cincinnati empleaba gran parte de los medios de su Departamento de Recursos Humanos en la clasificación, archivo y almacenamiento durante 75 años de los registros de cualquier documento relacionado con la relación laboral de todos sus empleados, tal como obliga una ley estatal. El resultado eran más de 2.5 millones de documentos almacenados en 700 cintas de microfilm, cada una de ellas con 3500 imágenes.
El aumento progresivo de la documentación almacenada, la reducción de personal encargado del asunto, la consecuente demora en la búsqueda de documentos cuando eran solicitados y los nuevos requerimientos de las leyes sobre gestión documental en las organizaciones hacían más que necesario un nuevo sistema para el archivo y búsqueda de los documentos de los empleados de la Universidad de Cincinnati.
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