El proyecto en Alemania
El principal negocio de DHL Express Alemania son los servicios de mensajería y envío urgente para clientes particulares y empresas. Cada año, la compañía envía más de un millón y medio de pedidos –desde cartas a pallets de 2,5 toneladas- a más de 120.000 destinos en todo el mundo.
Antes de la implementación del software analítico de IBM, DHL Express Alemania no podía compartir los datos críticos de ventas y operaciones debido a los conflictos existentes en los sistemas desplegados en cada división. Integrar estas herramientas independientes requería un enorme esfuerzo manual y administrativo. La dirección necesitaba un sistema único capaz de manejar toda la cadena de generación de valor de la compañía de una forma más flexible, que funcionase automáticamente y fuese sencilla de utilizar.
Utilizando IBM Cognos Business Intelligence, DHL Express Alemania puede extraer información de múltiples fuentes, a través de una única plataforma que le ofrece, en un instante, una visión completa de las operaciones de la compañía. Esto proporciona a los empleados una nueva inteligencia para analizar y reportar con gran facilidad las cifras principales, como ingresos por unidad, número de transacciones diarias e informes de fidelidad. La compañía puede conseguir además una visión muy precisa de los márgenes de contribución de los clientes desde diversas perspectivas: el punto de vista del personal de ventas, la visión del producto y la visión de cada paso del proceso individual. Esta información crítica del negocio es ahora utilizada a lo largo de toda la organización por analistas, personal de ventas y directivos, para gestionar más eficazmente los recursos, predecir las oportunidades de negocio y reaccionar con mayor rapidez ante las tendencias emergentes.
“En el pasado, nuestro negocio creció fundamentalmente por el crecimiento de las ventas”, explica Klaus Baumhauer, Director de DHL Express Alemania. “Pero, para ampliar nuestro liderazgo de mercado y cubrir las necesidades de nuestros clientes, sabíamos que debíamos ser mucho más eficientes. La tecnología de IBM ha transformado radicalmente nuestros procesos de negocio. Nos ha permitido reducir los costes de mantenimiento a tan sólo 25.000 euros anuales. Y ahora disfrutamos de una infraestructura de datos internacional y unificada que nos ayuda a alcanzar la consistencia que precisamos para una toma de decisiones rápida y eficaz”.
El proyecto en Norteamérica
DHL Global Forwarding Norteamérica, otra división de DHL Worldwide, necesitaba un acceso más rápido a los datos contables, de forma más estructurada para que los responsables financieros y de operaciones pudiesen trabajar en el seguimiento presupuestario y realizar previsiones para expandir el negocio internacional.
Para acceder casi en tiempo real a toda la información contable, los empleados financieros de DHL Global Forwarding Norteamérica utilizan IBM Cognos TM1 pudiendo hacer previsiones y presupuestos de toda la organización. Cada hora, más de 100.000 registros son descargados automáticamente para producir una visión consolidada de los KPIs en menos de dos minutos. Anteriormente, esto era un proceso manual que podía requerir hasta tres horas para completarse.
DHL Global Forwarding Norteamérica puede ahora completar su presupuesto en un mes frente a los tres meses que empleaban antes. Puesto que las actualizaciones del presupuesto se realizan en tiempo real y todo el personal puede acceder a la última información simultáneamente y de forma instantánea, la dirección es capaz de mantener discusiones presupuestarias entre cuatro zonas horarias diferentes mediante un sistema de vídeo conferencia, en lugar de tener que viajar hasta una ubicación concreta, lo que supone importantes ahorros en costes de viajes.
La compañía utiliza también tecnología de IBM para el reporting de los resultados mensuales a la dirección. Alrededor de 500 directivos de todos los niveles pueden ver informes basados en hojas de cálculo que están listos el día posterior al cierre de los resultados mensuales en el sistema contable. En el pasado, cuando la compañía alcanzaba ingresos de 1.000 millones de dólares, la producción de estos informes solía requerir el trabajo de tres empleados durante una semana. Hoy, los ingresos han alcanzado los 3.500 millones de dólares y cada responsable del negocio es capaz de tener en sus informes, en tiempo real, una visión de alto nivel sobre sus unidades, así como los detalles sobre cada línea de producto.
“El cambio más revolucionario vivido desde hace tan sólo unos años es el gran énfasis que ponemos en un acceso a la información cada vez más rápido. La necesidad de información fiable actualizada al minuto es constante. Sin ello, nuestros directores financieros estarían operando con una gran desventaja”, señala Anand Saxena, Reporting Financiero (FIRE) en DHL Global Forwarding Norteamérica. “Utilizando la tecnología IBM como nuestra plataforma analítica empresarial, hemos podido mejorar drásticamente la calidad y oportunidad del reporting y, al mismo tiempo, hemos mejorado la eficiencia de nuestro departamento financiero”.