Según la revista “The Controllers Report” del año 1998 “el 59% de los controllers (contralores) de pequeñas y grandes empresas, identifican el proceso de presupuestos como la tarea más importante dentro de su trabajo”.
Actualmente, los reducidos ciclos de Planificación y desarrollo de nuevos productos, además de los cambiantes requerimientos para el proceso de la Planificación, hacen que los modelos cambien en todas sus partes:
• Se involucra a toda la compañía
• Los modelos son más complejos
• Menos personal dedicado para preparar el presupuesto
• Necesidad de mayor detalle (Ej. ventas)
• Mayor precisión de planes y forecasts
• Revisiones más frecuentes (revised fcst., rolling fcst.)
• Flujo continuo en la revisión y aprobación
Para enfrentar estos problemas, un sistema de budgeting puede ayudar en muchos aspectos:
• Reduce el tiempo para preparación del presupuesto
• Ofrece un ambiente de captura de datos controladas con reglas de negocio que aseguren la consistencia
• Centraliza el modelo presupuestal
• Fomenta el proceso colaborativo
• Permite el análisis multi-dimensional del negocio
• Evita el manejo de hojas de Excel
• Integra y facilita el uso mediante el ambiente de Excel
• Reduce riesgo de dependencia de una persona (generalmente es una sola persona la que desarrolla las “macros” en los modelos desarrollados en Excel)
Actualmente se diversifica el proceso de la Planificación. Se detalla más cada vez la Planificación clásica por ejemplo para la venta y detalle de planeas especiales para inversiones, deudas, proveedores, etc. También evolucionan otros sistemas de control como el Balanced Scorecard.
MIS DecisionWare
Con MIS Decisionware se pueden desarrollar soluciones para cualquier tipo de Planificación financiera, independientemente del tamaño de la operación o el tipo de presupuestación que realicen. Entre otros:
• Planificación de Ventas
o Planificación del volumen
o Planificación de los precios
o Planificación de los descuentos
o Planificación del margen
o Planificación de costo por producto
• Planificación de los estados financieros
o Planificación de los estados de resultado
o Planificación del Balance
o Planificación del flujo de caja
o Planificación de gastos
o Planificación de ventas
o Planificación de inversiones / depreciaciones
o Planificación de deudas / intereses
o Planificación de cuentas por cobrar / pagar
o Planificación de cualquier otra área que firma parte de los estados de financieros
• Balanced Scorecard
o KPIs ordenados por perspectivas
o Cadenas de causas de KPIs
o Introducción de nuevas KPIs de manera fácil e instantánea
o Actividades por realizar
o Incluir documentos externos
Escenarios y Simulaciones
En este tipo de soluciones de BI, se implementan fácilmente escenarios y simulaciones. El hecho de poder contar con simulaciones, da la posibilidad de hacer planes en paralelo para poder comparar diferentes escenarios.
Todas las soluciones se pueden manejar con algunos parámetros, como:
• Tipos de cambio
• Inflación
• Aumento salarial
Estos parámetros forman una base para la Planificación detallada. Los parámetros se pueden cambiar en cualquier estado de la Planificación, por ejemplo para hacer simulaciones y comparar los impactos de cambios en la inflación o en el tipo de cambio del USD.
El proceso de la Planificación se puede detallar para cubrir cualquier requerimiento. Un proceso completo puedo incluir:
• Planificación estratégica
Una estimación no detallada para un rango de 3 a 5 años en el futuro. La Planificación estratégica se usa para las inversiones a largo plazo (edificios, máquinas, gente).
Puede servir como base para la Planificación anual
• Planificación anual
Estimación detallada del año siguiente. En la Planificación anual se muestran todos los valores que se necesitan para el trabajo diario de la compañía. Con estos valores se comprometen los gerentes a cumplir.
Puede servir como base para los forecasts
• Forecasts
Estimación detallada de los meses que faltan del año actual. Es una Planificación generalmente del mismo nivel de detalle que la Planificación anual. Se usa para verificar si se llegará a los números planeados al fin del año o si haya una desviación. Los forecasts se pueden hacer en cualquier momento del año.
• Rolling Forecasts
Es una estimación enseguida de un número fijo de meses, a menudo 12 o 18 meses. El rolling forecast se hace cada mes. Generalmente no cubre todas las partes, sino las más importantes.