DeCYA Arquitectos es una compañía con más de diez años de experiencia en proporcionar servicios integrales de arquitectura. Al plantearse la búsqueda de una solución de gestión, los responsables de DeCYA pretendían dar respuesta a los dos principales retos de la compañía en esta área. Por un lado, la centralización de los datos y, por otro, su objetivo de contar con una herramienta que facilitara la comunicación con sus clientes, proveedores y colaboradores, que podrán conocer más de cerca el estado de sus proyectos, realizar consultas, solicitar información, etc.
Hasta ese momento, DeCYA había realizado su trabajo con distintos programas sin capacidad de interactuar entre sí, lo que suponía la introducción de registros duplicados y la dificultad en la obtención de datos para la toma de decisiones. Además, determinados aspectos del negocio de la compañía no estaban informatizados, lo que dificultaba su gestión.
El importante desarrollo experimentado por la compañía el pasado año, que ha duplicado en los últimos doce meses tanto sus cifras de facturación como el número de empleados, fue también decisivo a la hora de buscar una herramienta de gestión capaz tanto de integrar y unificar todos los procesos dispersos bajo un paraguas único, como de proporcionar los indicadores de mejora que facilitaran la optimización de estos mismos procesos.
En la búsqueda de la solución más adecuada, los responsables de esta compañía descartaron la posibilidad de implantar una solución a medida, decantándose por una solución ya existente en el mercado. En este proceso también se evaluaron otros programas líderes en el sector. La decisión en la elección de Exact e-Synergy se basó principalmente, según responsables de la oficina de arquitectos, en la orientación a proyectos de la solución, sus características de navegabilidad, y el entorno web que ofrecía.
La primera fase, que ya se encuentra en funcionamiento, implica el uso de Exact e-Synergy como herramienta base para la Intranet corporativa y la página web. Con Exact e-Synergy DeCYA realiza también la gestión de proyectos, la planificación, las órdenes de trabajo, los partes diarios imputados a proyectos, la gestión de recursos, la gestión de los flujos de trabajo internos o la gestión documental. Asimismo, DeCYA ha aprovechado las capacidades de Exact e-Synergy para crear una biblioteca que administra documentación de los sistemas de calidad, normativas, materiales, guías de fabricantes y distribuidores, material de formación, etc.
El segundo paso en esta estrategia será la ampliación del uso de funcionalidades de Exact e-Synergy para cubrir las áreas de facturación, recursos humanos y nóminas. Asimismo, para finales de año la compañía prevé dar paso al segundo de sus objetivos, la apertura de su sistema a la colaboración con clientes, proveedores y colaboradores.
La plataforma sobre la que se han instalado las soluciones está basada en sistema operativo Windows sobre base de datos SQL.
Acerca de Exact Software
Exact Software cuenta con más de 60 oficinas en todo el mundo y clientes en más de 120 países. Exact Software comercializa tres líneas de productos Exact Globe, Exact e-Synergy y Exact Dimoni, disponibles en 26 idiomas, con las que cubre las necesidades de cualquier tipo y tamaño de empresa, tanto nacionales como internacionales. La empresa española Dimoni Software, creada en 1978, pertenece al grupo Exact desde el año 2000.