Praxair es una compañía estadounidense fundada en 1907 con oficinas en más de 30 países y 27.000 empleados repartidos por todo el mundo, dedicada a la producción de gases industriales y con más de 1 millón de clientes repartidos por todo el planeta. La subsidiaria en México decidió a finales de 2008 optimizar el flujo de información dentro de su organización, mediante la implantación de una solución de BI. Para ello, se decidieron por DataCycle Reporting, la solución desarrollada por Apesoft.
Antes de la llegada de la solución, en Praxair México al igual que en muchas organizaciones, existían largas jornadas de trabajo dedicadas a la generación y distribución manual de información utilizando Excel. El tiempo y los recursos dedicados para esta tarea no permitían aprovechar el talento del personal implicado en este tipo de labores.
Tras el proceso de implantación, DataCycle Reporting extrae la información de diversas fuentes, principalmente del ERP JDEdwards – donde se integran los módulos de la parte financiera, órdenes de ventas y distribución – y también desde otros sistemas desarrollados dentro de Praxair México, basados fundamentalmente en SQL.
De forma diaria, Praxair envía 30/40 informes, algunos con perfiles operativos, otros financieros, compras, pero a lo largo del mes, sobre todo en los cierres generan informes financieros, carteras, estados de cuentas, etc. – información destinada a 500 usuarios. La solución ha contado con una gran acogida en la compañía, tal y como apunta Martín Vega, Gerente de Sistemas de Información en Praxair, “al usuario final lo que más le agrada es que todos los días cuando llega a su ordenador tiene un informe con la información que él necesita para tomar decisiones”.
Generación de alertas
“Lo estamos utilizando para varios propósitos, muchos de ellos son financieros, pero realmente lo estamos usando para otras cosas que ni si quiera pensábamos que se podría. Un ejemplo de ello es la generación de alertas. Tenemos alertas basadas en DataCycle como puede ser la parte presupuestaria: cuando el gasto real empieza a superar el presupuesto, se genera un informe en Excel que es enviado al dueño del presupuesto advirtiéndole de este hecho”, explica Martín Vega.
Ese mismo sistema de generación de alertas también se emplea para avisar de los excesos en la inversión o en el área de distribución para controlar la seguridad en el procesamiento de las unidades, por ejemplo, midiendo el grado de velocidad y alertando cuando se producen excesos. “Nuestras unidades tienen GPRs instalados que graban algunos KPIs de la unidad como es la velocidad. Estos equipos envían en línea diferentes mediciones como la velocidad. Cuando una unidad de distribución rebasa algún limite, una alerta es generada y usando DataCycle, levantamos estas alertas y las enviamos a los Jefes de Distribución quienes tomarán las medidas necesarias para evitar un accidente. Todo esto con un desfasamiento de 5 minutos máximo. De forma adicional, al llegar a nuestro centro de distribución esa unidad vacía esa información en una Base de datos SQL. Entonces DataCycle lee todos los excesos de velocidad de ese día y los envía a los jefes de distribución”, comenta Martín Vega.
De esta forma, los jefes de distribución de Praxair reciben sólo la información de los excesos – no de toda la operación – y con esos datos, pueden tomar las decisiones y medidas oportunas dependiendo de la cantidad y de la frecuencia de este tipo de incidencias.
Los beneficios
Para Martín Vega de Praxair, “los beneficios son múltiples, quizá el mayor podría ser la eliminación de errores derivados de la manipulación de datos en Excel, ya que ahora evitamos procesar la cantidad de información, subirla a un archivo Excel y partirla en varios documentos después”.
Además de la reducción de errores, se ha incrementado el aprovechamiento del talento al poder contar con recursos humanos destinados a tareas más productivas para la organización que la generación de informes manualmente.
También destaca la mejora en la relación con los proveedores y clientes, tanto en imagen, como en procesos de trabajo. “Se han reducido las llamadas de los proveedores sobre el estado de sus facturas, ya que les enviamos un aviso de depósito con un extracto de cuentas donde se indican todos los detalles. Además, hemos ganado en imagen de compañía, ya que podemos ofrecer más información a clientes y proveedores y hemos estrechado nuestros canales de comunicación con ellos”.
Recientemente han iniciado un proyecto de implantación de la solución DataCycle Planning para la gestión integral del proceso presupuestario de la compañía y han adquiridos también dos módulos más de DataCycle Reporting: MyVision, solución que permitirá a los usuarios acceder vía web a los informes generados por DataCycle Reporting; y Dashboard Kit para la generación automatizada de informes tipo Cuadro de Mando que incluye capacidades gráficas avanzadas para ayudar a los usuarios a realizar un análisis más rápido e intuitivo de la información.