Los sistemas de digitalización documental y de captura de información están siendo cada vez más descentralizados, utilizándose de manera creciente escáneres de gama baja en el mismo punto de creación de los documentos, según recoge el último estudio sobre el uso de las tecnologías de imaging (digitalización documental) y captura de la AIIM, asociación norteamericana del sector ECM.
El estudio ‘Capture and Imaging Technologies: The On-Ramp to Effective Information Management.’, realizado a partir de 1.091 entrevistas a ejecutivos de organizaciones de todo tipo durante el pasado mes de enero, concluye también que la búsqueda de una mayor productividad es el objetivo más mencionado a la hora de justificar la implementación de este tipo de sistemas (73 % de los entrevistados), frente a otras razones como la búsqueda de conformidad legal (28 %) o la mejora del servicio al cliente (30 %).
Entre los obstáculos más mencionados como razones para la no utilización de un sistema de captura destaca la justificación presupuestaria de la inversión así como las dificultades para el cambio organizacional asociado a la implementación de este tipo de tecnologías.
El informe de la AIIM constata avances en el uso de estas tecnologías, principalmente en organizaciones de gran tamaño y en relación con los procesos propios de organizaciones que desarrollan sus tareas en el ámbito de la administración pública y en el sector de los servicios financieros. Sin embargo, en otro tipo de procesos, la utilización de soluciones de escaneado se encuentra todavía en sus primeras fases de adopción, lo que para los responsables del estudio representa una oportunidad de negocio por explotar por parte de los proveedores de este tipo de soluciones.
Otros datos citados en el estudio de la AIIM:
– La responsabilidad de la decisión de compra de los sistemas de captura recae en el CEO o Presidente de la compañía tan sólo en el 17 % de los casos en las compañías de tamaño medio y únicamente en un 5 % de las organizaciones de gran tamaño.
– Un 64 % de las organizaciones consultadas utilizan dispositivos multifunción (copiadora/impresora/escáner) en red en sus sistemas de captura, y un 52 % escáneres departamentales.
– Un 53 % de las organizaciones de tamaño medio y un 60 % de las grandes organizaciones utilizan las tecnologías de captura para procesos corporativos como la correspondencia o los contratos. Porcentajes muy similares en cada caso hacen uso de estas tecnologías en sus procesos relacionados con las finanzas tales como el procesamiento de facturas, de órdenes de compra o cuentas de gastos.
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