La solución: escanear todos los documentos y utilizar OCR y capacidades de recuperación en texto completo. La ventaja es que incluso con un número reducido de personas se podrá hacer una operación de escaneado a gran escala.
Este sistema deberá ampliarse con software, para poder buscar el texto de los documentos escaneados. Preferiblemente este programa debería permitir buscar cualquiera y todas la expresiones en el documento, y de este modo hacer una búsqueda en texto completo.
Este sistema es mejor que introducir información manualmente, ya que sólo se podrán seleccionar ciertos elementos del documento, como el número de la hoja de ruta, los nombres y direcciones de los clientes, etc. Por supuesto, sólo se podrá hacer una búsqueda en texto completo cuando todo el documento haya sido escaneado.
Ofrecemos un documento en español en el que un fabricante de este tipo de software (para escaneado e indexación) nos informa de cuales son sus soluciones.