Los sistemas de captura y entrada de datos son factores claves para un sistema de gestión de documentos o imágenes. Existen varios sub-sistemas que hacen la gestión de documentos posible, tales como los sistemas de visualización o almacenamiento de datos. Esta guía de Rheinner se centra en los sub-sistemas de captura y de procesos.
Tradicionalmente, las operaciones de captura han sido llevadas a cabo a partir de un enfoque basado en la centralización de éstas. Esta guía describe los beneficios de una captura descentralizada o distribuida, analizando las preocupaciones y cuestiones relacionadas con este otro enfoque.