Publicamos artículo de Ralf Stiegelmeier, Territory Manager Spain, Portugal & Latam del fabricante de ECM-BPM Ser Group, sobre el cumplimiento del Nuevo Reglamento General de Protección de datos con su ECM Doxis4.
Autor: Ralf Stiegelmeier, Territory Manager Spain, Portugal & Latam del fabricante de ECM-BPM Ser Group.
Desde que en abril de 2016 se aprobara el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE los Estados miembros se han estado preparando para adoptar la nueva normativa. El propósito del RGPD es reforzar la protección de datos de los ciudadanos europeos y, en caso de incumplimiento de las normas, se prevén fuertes sanciones económicas que pueden alcanzar varios millones de euros.
SER Group ya cuenta con su solución Doxis4 safeLock para cumplir con el nuevo Reglamento aunque sigue soportando también la LOPD.
La normativa comunitaria afecta a empresas que recopilan, procesan, almacenan y analizan datos de carácter personal. De acuerdo con la nueva normativa dichas empresas tendrán que ser capaces de identificar, facilitar y, en su caso, suprimir datos en su debido momento.
Otra de las novedades del RGPD es la regulación del «derecho de supresión» (el llamado «derecho al olvido») por el que los interesados no sólo tendrán acceso a sus datos sino que también podrán solicitar que se borren.
Transcurrido el periodo transitorio que finaliza en mayo de 2018 las empresas que incumplan el Reglamento podrán sufrir multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de su volumen de negocio anual total.
El derecho de supresión VS la auditoría de seguridad
Por un lado determinados documentos personales tienen que archivarse con garantía de integridad y protegerse para evitar modificaciones y supresiones accidentales (conforme a los plazos de conservación establecidos por ley). Por otro lado los interesados pueden ejercer su derecho de supresión. Gracias a los componentes para la gestión del almacenamiento y supresión de datos de Doxis4 las empresas pueden cumplir con ambos requisitos.
Doxis4 safeLock permite a las organizaciones borrar la información archivada (con garantía de integridad) al mismo tiempo que garantiza la trazabilidad y el cumplimiento del Reglamento europeo.
La protección de datos incluso desconociendo el plazo de conservación
La solución Doxis4 safeLock de SER Group ofrece a las empresas la oportunidad de gestionar automáticamente los plazos de conservación y supresión de los contratos por ejemplo. Además permite bloquear la supresión de un documento por un periodo de tiempo ilimitado. En caso de que se desconozca el plazo de conservación Doxis4 safeLock protege los datos de carácter sensible para evitar cualquier modificación.
El bloqueo puede desactivarse si, por ejemplo, un cliente o empleado solicita la supresión acogiéndose al Reglamento europeo. El sistema permite la trazabilidad de la supresión automática y completa de los datos. No obstante en caso de que los datos tengan que almacenarse para cumplir con obligaciones legales, como es el caso de los plazos de conservación prescritos por ley, no se podrán suprimir (Artículo 17, apartado 3 del RGPD europeo).
Información proporcionada de forma rápida
Basta un solo “clic” para que Doxis4 ponga a disposición de clientes, empleados y socios sus datos y documentos personales de carácter sensible en un formato estructurado e informatizado. De este modo las empresas podrán facilitar la información y tener un registro de quién y cuando accedió y/o modificó cualquier documento en todo momento.