Se necesita contar con una política clara de record management para SharePoint debido a que, cuando se trata de record management, la colaboración suena como una pesadilla de cumplimiento y SharePoint, precisamente, se trata de la colaboración. Así, SharePoint y otras herramientas de colaboración hacen que sea fácil trabajar con documentos de varios autores, pero -como en una unidad de red- una vez que la organización acumula un cierto número de documentos, se hace difícil controlar la proliferación de contenido.
Así las cosas, muchas organizaciones utilizan SharePoint para permitir la colaboración y la comunicación en toda la empresa, pero estas organizaciones necesitan implementar una solución de record management en el bac-kend mediante la cual se pueda archivar y gestionar documentos de SharePoint, una vez que la fase de creación/colaboración se haya completado.
Por ejemplo, Spindletop Servicios de Salud Mental fue aprovechando SharePoint para su intranet corporativa y de pronto se dio cuenta de que era necesario implementar una solución de record management en el back-end. El CIO cuenta que, como Spindletop almacena cada vez más documentos de SharePoint, el sistema se puso lento. También señala que, debido a que muchos de los documentos de Spindletop son los registros médicos, el cumplimiento de las regulaciones de HIPAA fue una gran preocupación, que SharePoint por sí solo no podía satisfacer.