Las cinco razones para implemetar la gestión documental, son:
1. Colaboración: Un gestor documental centralizado proporciona las herramientas de búsqueda, facilitando la localización, el acceso y el tratamiento de los expedientes por todos los departamentos.
2. Seguridad: La gestión documental electrónica aporta la tecnología que permite cumplir la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la información mediante controles de acceso y automatización de las copias de seguridad, back-up y copias en remoto.
3. Ahorros: Genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos y expedientes, en los tiempos de búsqueda de información y en el consumo de material de oficina. También optimiza los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos.
4. Imagen corporativa: Mejora la imagen corporativa frente a los clientes por la utilización de tecnología avanzada, que además reduce los plazos de entrega y mejora el servicio.
5. Gestión del conocimiento: La gestión documental segura preserva la información acumulada en los años de experiencia del equipo humano de las empresas. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y de los sistemas internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales.