En Europa el 58% de las empresas de tamaño medio – en España, un 68% – almacena todo su papel en sus mismas oficinas , y el lugar más habitual para ello suele ser el sótano. Involuntariamente, esto podría ser el principio del fin de este importante activo.
El problema empieza porque, en un mundo en el que la información tiene un valor empresarial tangible, los responsables de los documentos en papel se centran mayoritariamente en el contenido del documento en vez de en el papel en sí.
Por ese motivo, recopilan los documentos que contienen aquella información que quieren conservar y proteger, los ponen en una caja o carpeta, los ordenan cuidadosamente por orden alfabético en estanterías en el sótano, se aseguran de que tienen un inventario detallado de lo que conservan y de dónde lo conservan, apagan las luces y cierran la puerta al salir.
Abandonados en la oscuridad, los documentos en papel están a merced de su entorno físico y de agentes químicos. La temperatura y la humedad son los primeros que atacan, pero cuando pasa el tiempo insectos y roedores, la polución y contaminantes químicos también pueden afectarles. Para terminar, también está el riesgo potencial de inundaciones e incendios.
Proteger el papel de todos estos peligros es un verdadero reto. Sobre todo cuando hablamos de periodos de almacenamiento prolongados, para asegurar una buena conservación se requiere un entorno controlado, con unas condiciones de temperatura y humedad en unos rangos adecuados, una exposición limitada a la luz (pero no tan baja como para que aparezca el moho que surge en la oscuridad), una buena ventilación (que no deje la puerta abierta a roedores e insectos) y a la vez un bajo nivel de polución (que puede ser complicado en sótanos situados en áreas urbanas), protegidos del polvo y lejos de fuentes de contaminación de agentes químicos procedentes de otros materiales, incluso de otros documentos, de las propias estanterías, de la pintura o del embalaje.
Todo esto se agrava por el hecho de que el papel es por naturaleza muy propenso al deterioro. Antes de 1850 el papel se fabricaba a partir de fibras tales como el algodón, el lino o la paja que al mezclarlas daban como resultado un soporte fuerte y duradero. Hoy en día, los fabricantes de papel utilizan una pasta de madera más endeble, de hilos cortos, que luego se endurece de forma artificial usando sulfato de aluminio, que se daña durante el proceso mecánico de producción. El papel reciclado debilita aún más la composición.
En el caso de folletos o documentos de aspecto satinado o brillante se añaden a la mezcla otros componentes químicos en forma de colorantes, tintas y pegamentos.
El resultado son documentos con un gran contenido en ácidos que prácticamente llevan un botón de autodestrucción incorporado. No solamente son físicamente menos resistentes a los ataques que el papel hecho a la antigua usanza, sino que el mismo deterioro provoca la emisión de agentes químicos que aceleran el proceso y que pueden dañar otros documentos que están almacenados cerca. Los periódicos en descomposición son los más peligrosos.
No sorprende que muchas empresas no tengan ni tiempo ni recursos para afrontar todos estos riesgos o incluso comprender su alcance. Además, es inevitable hacer compromisos entre el entorno ideal para el almacenamiento del papel y las necesidades empresariales en cuanto a acceso y uso. Trasladar los archivos de papel fuera de los sótanos podría dar respuesta a alguno de estos riesgos, pero también implica nuevos riesgos, tales como el calor, el humo y una excesiva iluminación, por no mencionar los daños potenciales provocados por un empleado algo torpe.
¿Qué es lo que puede hacer una empresa entonces? Recomendamos que las empresas revisen concienzudamente la información que conservan en papel, decidan que es más importante para su negocio o qué es lo que usan más a menudo y que luego digitalicen esos documentos, archivando el resto en un lugar fuera de sus oficinas, seguro, controlado ambientalmente y monitorizado.
A largo plazo, sin embargo, es importante fomentar una cultura por la que los empleados sean cada vez menos dependientes del papel. El estudio de AIIM mencionado anteriormente desveló la asombrosa cifra de un 77% de facturas electrónicas que apenas se reciben, se imprimen en papel (en un 10% de los casos más de una vez). Lo curioso es que el 16% de los que imprimen estas facturas, las vuelven a escanear y convertirlas a pdf, por lo que la copia impresa termina probablemente en los archivos en el sótano. Esta práctica es un desperdicio imperdonable de recursos y de papel. Si con motivo de la tercera edición del “Día Mundial Sin Papel” implementas una sola de las medidas recomendadas, estarás ya comprometiéndote con la erradicación de este tipo de prácticas en tu lugar de trabajo.