Un servicio de mailroom virtual permite a una organización gestionar su volumen de información, es decir recoger la documentación, extraer la información que necesita de cada documento en el momento en que la necesita y entregarla a la persona/sistema (ERP, CRM, Base de Datos, etc.) adecuados en las formas y tiempos deseados. Así, automatizar estas tareas y otras relacionadas puede ayudar a una empresa a mejorar su productividad hasta en un 22%.
Así las cosas, un mailroom en una organización debe ir creciendo, de forma que cumpla con las necesidades de la empresa, pero paso a paso. No obstante, el patrón de toma de decisión de implantar un mailroom debería seguir siempre estos puntos: Proceso que dé un mayor retorno de la inversión en mano de obra; Proceso que más ayude a automatizar tareas pesadas; Proceso que signifique una relación inversión/retorno adecuados.
El mailroom es una necesidad actual en toda empresa, y las claves para conseguir el éxito en ella residen en seleccionar los documentos/procesos más adecuados para procesar vía este mailroom y disponer del proveedor ideal que garantice fiabilidad, experiencia, recursos y sobre todo entendimiento de las necesidades de la compañía.