Autogrill arrancó en España en el año 1993, mediante una unión al 50% con el Grupo CEPSA, para operar la cadena de restaurantes de Procace. En 1995, se hizo cargo del 100% de la cadena Harmesa y Arhos y dos años más tarde se creó Autogrill España, en un acuerdo que incluía servicios de restaurante y dos hoteles. Posteriores adquisiciones convirtieron a la compañía en líder en servicios de restauración para viajeros.
Esta continua expansión del negocio había provocado una considerable disgregación de la información entre las diferentes sedes y divisiones, así como la inconsistencia de la información antes de consolidarse en los sistemas corporativos. Entre otras deficiencias de su ciclo presupuestario, demasiado largo y complejo puesto que los procesos de consolidación eran manuales y precarios (basados en hojas de cálculo Microsoft Excel), Autogrill carecía de una visión unificada y sufría la dificultad de encontrar las eventuales desviaciones. La carga de trabajo para el departamento financiero era considerable, y la compañía se enfrentaba a la imposibilidad de involucrar a los demás actores en un proceso único y estable.
Para resolver esta situación, Autogrill apostó por la herramienta IBM Cognos Planning 8.3, con la que ha logrado optimizar sus procesos financieros. Lantares fue el partner de IBM Cognos elegido para llevar a cabo la implantación. “Desde la fase comercial, Lantares fue la empresa que demostró más interés y no dudó en enfrentarse a un proyecto realmente desafiante por su envergadura y tiempos de realización. En la fase de realización, ha demostrado un rápido entendimiento de nuestras necesidades funcionales y ha aportado soluciones concretas para enfocarlas de la mejor forma. De hecho, ha establecido ya best-practices en la empresa”, explica Mariano Redondo Rivas, director de ICT y Programación Operativa en Autogrill España.
El producto, por las propias necesidades de Autogrill, se implantó en un tiempo récord (se instaló entre los meses de agosto y septiembre de 2008, y estuvo ya operativo para la elaboración del presupuesto en 2009). Posteriormente, se han llevado a cabo diversas mejoras y desarrollos evolutivos.
Entre los principales beneficios que les ha aportado la solución de presupuestación de IBM, destacan:
- Implantación de un modelo presupuestario basado en best-practices que facilita la alineación de los presupuestos de operaciones y financieros.
- Creación de un entorno unificado e integrado de información presupuestaria relevante para la toma de decisiones.
- Visión unificada de la información presupuestaria.
- Procesos de preparación, análisis y distribución de la información más claros y definidos, así como el control y seguimiento de las posibles desviaciones.
- Reducción del tiempo del ciclo presupuestario, del mantenimiento y la distribución de la información,
- Distribución del trabajo e implicación de más actores fuera del departamento financiero.
- Evitar que finanzas sea visto en el resto de la organización como el único responsable del proceso presupuestario.
“El tiempo de preparación de los presupuestos se ha reducido un 75%, mientras que el tiempo dedicado al análisis se ha incrementado un 150%”, destaca Óscar Hernández, director general de Lantares. “En cualquier caso, el éxito de esta implantación llevada a cabo en Autogrill ha sido posible en gran parte gracias al apoyo y confianza depositados tanto por el director financiero (Filippo Sgattoni) como por el responsable del proyecto por parte de ICT (Iacopo Montalenti), que apostaron decididamente por los beneficios que IBM Cognos Planning suministraba”.